TRIPLE CONSTRAINT IN EVENT MANAGEMENT: BALANCING TIME, BUDGET AND QUALITY

Full Text

Растущее значение индустрии событий (ивент-индустрии) в современной экономике определяет ценность решения задач совершенствования управления проектами в ракурсе оптимизации и повышения эффективности. В частности, актуальность данного направления определена тем, что ивент-менеджмент подвержен влиянию системы особенностей; современная внешняя среда, в условиях которой происходит реализация мероприятий, отличается крайне высокой динамикой изменений. Возникают условия, при которых управляющий работает не только во влиянии традиционных ограничений сроков, бюджета и ресурсов, но и воздействии крайне подвижных внешних обстоятельств. Несмотря на данный факт, в рамках ивент-менеджмента необходимость приобретает построение проектной деятельности таким образом, чтобы балансировать между интересами участников событий и при этом «позитивно» задействовать типовые ограничения проекта, соответствующие концепции triple constraint (проект ограничен сроками, бюджетом, а также качеством; влияние на отдельный из выделенных компонентов вызывает закономерные изменения в других). Иными словами, встает вопрос о согласовании интересов заказчиков, исполнителей и непосредственно участников проектов при учете особенностей организации мероприятий как таковых.

Как отмечается в современной научной литературе, классические рамки ограничения сроков, бюджета и качества до сих пор остаются основой управления проектами [1], что в том числе влияет и на проекты в индустрии событий. Существенное нарушение одной из традиционных компонент способно привести к тому, что в целом уровень реализации проекта, а также степень его успешности и конечных результатов воспроизводства, окажутся недостаточными (т.е. произойдет отклонение от первоначальных ожиданий). Именно поэтому целесообразность приобретает настройка проекта таким образом, чтобы учитывались его особенности, типовые ограничения, внешние обстоятельства, а также предупреждались вероятные отклонения. Однако в ивент-менеджменте, по причине его специфики, реализация указанных процедур особенно усложнена. Дополнением к вышесказанному является то, что несмотря на необходимость управления сроками, бюджетом и качеством, применительно к проектам в ивент-индустрии и ивент-менеджменту в целом, данные вопросы остаются недостаточно разработанными, что обосновывает как теоретическую, так и практическую значимость настоящего исследования.

Цель исследования – охарактеризовать особенности балансирования сроками, бюджетом и качеством при управлении проектами в ивент-индустрии.

Рассматривая необходимость балансирования сроками, бюджетом и качеством при управлении проектами в ивент-индустрии, стоит отметить, что фундаментальную роль в ракурсе данных понятий играет концепция triple constraint (рус. тройственное ограничение проекта). Концепция triple constraint сводится к треугольной модели (рис. 1), параметры которой определяют, что изменение одного из элементов (сроки, бюджет, качество) неизбежно влияет, как минимум, на другой (однако зачастую влияние проявляется во всех плоскостях). Ориентация на концепцию triple constraint становится основополагающей в управлении ограничениями и результативностью проектной инициативы [2].

Рис. 1. Модель triple constraint

Опираясь на рис. 1, заметим, что в приведенной модели triple constraint качество проекта становится результатом совокупного действия других факторов – стоимости (бюджета), времени, а также объема работы. Фактически модель отражает главное противоречие, возникающие при планировании и последующей реализации проектов. Эффективность проекта становится результатом достижения поставленных целей в запланированные сроки, при условии необходимого уровня качества и «укладывания» в бюджет [3;4;5]. Каждый элемент треугольника является динамичным; параметры с учетом особенностей экономики попросту не могут быть зафиксированы в статичном положении, поскольку обстоятельства вынуждают управляющих перенастраивать соотношение отдельных компонент в ходе выполнения проекта, т.е. корректировать сроки, привлекать дополнительное финансирование и прикладывать больше усилий для достижения заданной планки качественных изменений.

Однако важно учитывать тот факт, что модель triple constraint является теоретической и по большей мере может быть расширена через введение дополнительных элементов. Например, в научной литературе нередко в качестве элементов модели рассматриваются ресурсы в их более расширенном понимании, многосторонние риски, ожидания заинтересованных сторон [6]. Подобное расширение является следствием нарастающей сложности реализуемых проектов, и в том числе охватывает и управление проектами в ивент-индустрии по причине их крайне высокой специфичности.

Итак, в ивент-менеджменте каждый из компонентов triple constraint отличается собственным набором особенностей:

1. Сроки. Проекты в ивент-индустрии зачастую характеризуются жесткой привязкой к датам проведения мероприятий, при этом возможности корректировки сроков в процессе реализации практически отсутствуют. Проведение события в строго определенные даты (например, выставки, фестиваля или деловой конференции) предопределяет необходимость безусловного соблюдения временных рамок независимо от возникающих рисков и непредвиденных обстоятельств, поскольку само мероприятие предполагает включение людей и их «сбор» на определенную дату или временной промежуток. По этой же причине любое отклонение от сроков реализации вызывает катастрофические риски полной утраты необходимости реализации проекта, поскольку событие фактически утрачивает ценность и актуальность для преимущественной доли целевой аудитории. В отличие от других отраслей проектного управления, в ивент-менеджменте возможность переноса ключевых контрольных точек проведения мероприятий невозможна без закономерных последствий [3].
2. Бюджет. Ограничение финансовых ресурсов в ивент-менеджменте характеризуются, как минимум, дуальной структурой. С одной стороны, встает задача уложиться в составленную смету расходов (план), с другой, зачастую нередко возникают дополнительные «непредвиденные» расходы, на которые, как правило, также закладывается дополнительный бюджет. Поэтому при разработке проекты сметы обязательно учитывается обстоятельство о необходимости учета вероятных рисков и обязательного резервирования, если оно возможно. В ивент-индустрии помимо сохранения бюджетных ограничений и возможного появления дополнительных расходов присутствует обстоятельство, которое требует сверхоперативной реакции на изменения в бюджете, поскольку своевременное выявление отклонений повышает шансы на выявление и устранение проблем в дальнейшем [4].
3. Качество. Критерии качества в ивент-менеджменте напрямую связаны с восприятием мероприятия его участниками, широкой аудиторией, а также самими интересантами мероприятия. Особенностью качества в индустрии является то, что качество определяется как соответствием фактических результатов заранее заявленным требованиям, так и субъективными впечатлениями гостей, уровнем сервиса, полученным общим откликом [7]. Как отмечается в научной литературе, поскольку успешное событие становится инструментом формирования имиджа организатора (как внешнего, так и самой компании-интересанта), допущенные отклонения от ожиданий аудитории на перспективу могут негативно повлиять на репутацию [8]. В ивент-менеджменте важно учитывать, что в отличие от материальных продуктов, которые являются традиционным результатом многих проектов, качество события невозможно исправить или «доделать» после завершения мероприятия.

Таким образом, опираясь на приведенные характеристики, заметим, что в условиях ивент-менеджмента балансирование между сроками, бюджетом и качеством становится более сложным, поскольку помимо самих традиционных изменений на результаты управления событием влияет и множество внешних параметров. Иными словами, проекты в ивент-индустрии подвержены крайне высокой чувствительности к минимальным отклонениям [9].

Сами отклонения и их природа остаются наиболее специфическим, всеобъемлющим и в то же время недостаточно исследованным объектом, применительно к ивент-индустрии. Фундаментальным является то, что сроки, бюджет и качество – каждый элемент способен влиять на другие два, причем для ивент-менеджмента такое влияние становится особенно сложным и многообразным. На рисунке 2 представлены основные направления влияния и их последствия:

Рис. 2. Влияние на сроки, бюджет и качество в проектах ивент-индустрии

Опираясь на приведенные на рис. 2 данные, отметим, что выделенные влияния не являются гарантированными, в особенности при учете реализации стремлений к позитивному влиянию на качество. Ключевой причиной подобного является именно ранее упомянутая сложность проектов ивент-индустрии, которая определяет необходимость перехода к учету многомерности факторов эффективности. Поэтому положительные улучшения в качестве, зачастую, рассматриваются не как непрерывный процесс, а именно с позиции балансирования интересами.

Реализация модели triple constraint в ивент-менеджменте предполагает построение специальных механизмов контроля за параметрами, входящими в «треугольник»; соответственно, контроль осуществляется в рамках возможных отклонений, их предупреждения, а также, в случае возникновения, быстрого реагирования для исключения накопительного влияния на качество и эффективность проекта. Традиционные мероприятия в области управления качеством и эффективностью проекта в ивент-индустрии отражены в таблице:

Таблица. Способы реализации модели triple constraint в ивент-менеджменте

Опираясь на приведенную таблицу, заметим, что реализация модели triple constraint в ивент-менеджменте предполагает интеграцию процессов управления сроками, бюджетом и качеством в общую систему планирования, мониторинга и оперативного реагирования. Особую роль приобретает также и стратегическое управление рисками; планирование, построенное на возможности пересмотра времени без изменения конечного срока реализации (что в целом применимо и для управления бюджетом).

Таким образом, проведенное исследование позволяет сделать выводы о высоком значении и применимости концепции triple constraint для совершенствования управления проектами в ивент-индустрии, что основано на учете особенностей ивент-менеджмента:

1. Ивент-проекты характеризуются неизменяемостью сроков, высокой вероятностью возникновения непредвиденных расходов и особой ролью субъективного восприятия качества мероприятий целевой аудиторией.
2. При реализации triple constraint в ивент-индустрии особое внимание должно быть уделено контролю за отклонениями, их преждевременному выявлению, предупреждению и реагированию.

3. В целях совершенствования управления проектами в ивент-менеджменте целесообразно применять ведущие методы резервирования, мониторинга календарных планов, проведения оценки качества и управления, построенного на согласовании традиционных и гибких методологий.

About the authors

Ya. A. Agapovichieva

Author for correspondence.
Email: Yaelagapovich@gmail.com

Master of Economics, member of the SOVNET, Project Alliance, and PMI associations, head of the outbound conferences division for top executives at the Adizes Institute, senior project manager at Target Conferences since 2021

References

Supplementary files