ЭФФЕКТИВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ ПЕРСОНАЛОМ: ВНЕДРЕНИЕ КАДРОВОГО ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА КАК КЛЮЧ К ОПТИМИЗАЦИИ ПРОЦЕССОВ

Полный текст

Персонал компании является ключевым элементом деятельности любого современного бизнеса. Это объясняется тем, что именно сотрудники существенно влияют на эффективность производства и использования капитала компании. В настоящее время с усложнением внешнеэкономических связей российские предприятия испытывают растущее давление, и качество управления персоналом становится решающим фактором для общей эффективности работы бизнеса.

В условиях современной экономики, которая характеризуется высоким уровнем конкуренции, компаниям необходимо внедрять инновации и адаптироваться к быстро меняющимся условиям. Одним из ключевых аспектов успешной деятельности организаций является эффективное управление персоналом. В связи с трансформацией бизнес-процессов, многие компании начинают активно использовать цифровые технологии, и внедрение кадрового электронного документооборота становится неотъемлемой частью стратегии управления человеческими ресурсами, что, в свою очередь, представляется особенно актуальным в условиях нестабильной экономики и цифровизации экономических процессов.

Как неоднократно отмечалось в проведенных исследованиях, персонал представляет собой ключевой ресурс, в который необходимо вкладывать средства, обеспечивать грамотное и эффективное руководство, а также создавать условия для его роста и процветания. Осознание того, что сотрудники – это самый ценный актив любой организации, подчеркивает необходимость разработки и реализации кадровой политики компании на самом высоком уровне. Управление персоналом – это не просто вспомогательный процесс, а ключевой элемент управления организацией, способствующий ее развитию и процветанию в сложной и динамичной конкурентной среде [1].

И в современных условиях хозяйствования первым шагом к повышению эффективности управления персоналом является переход от бумажного к электронному документообороту.

Кадровый электронный документооборот (КЭДО) представляет собой систему автоматизированного управления документами, связанными с трудовыми отношениями; это создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе [2].

Появление главы 49.1 Трудового кодекса РФ (Особенности регулирования труда дистанционных работников) дало возможность работодателям и работникам легально использовать электронные документы для оформления трудовых отношений, что значительно упрощает взаимодействие и повышает эффективность работы.

Эксперимент по внедрению КЭДО, который был проведен Минтрудом России в период с мая 2020 года по ноябрь 2021 года, позволил многим организациям ознакомиться с новыми возможностями и технологиями. Пилотный проект охватывал основные типы кадровых документов, позволяя проверить, насколько эффективно можно управлять кадровыми процессами, используя электронные документы.

Федеральный закон № 377-ФЗ, вступивший в силу 22 ноября 2021 года [3], стал важным шагом к легализации и упрощению кадрового электронного документооборота. Он предусмотрел конкретные инструкции для работодателей, что значительно облегчает переход к новой системе. Сейчас компании имеют возможность более эффективно управлять трудовыми отношениями в условиях удаленной работы.

Этот процесс обеспечивает множество преимуществ. Среди основных преимуществ кадрового электронного документооборота выделяются [4; 5]:

- электронные документы создаются и обрабатываются быстрее, чем бумажные и это значительно сокращает время на их обработку. КЭДО позволяет существенно сократить время на административные процедуры, такие как оформление трудовых договоров, соглашений к ним, ознакомление с внутренними локальными актами компании;

- благодаря электронному документообороту сотрудники могут получать доступ к необходимым документам в любое время и из любого места, что особенно важно в условиях удаленной работы. Процесс трудоустройства удаленных сотрудников затрудняется сложным бумажным документооборотом; многие соискатели не готовы приезжать в офис для оформления. Кроме того, чем дальше находится кандидат, тем дольше компания ждет от него документы. Переход на электронное взаимодействие значительно упрощает этот процесс, делая его более гибким и доступным;

- перевод документов в электронный формат уменьшает расходы на печать, хранение и транспортировку бумаги. В долгосрочной перспективе это позволяет значительно сэкономить средства компании;

- автоматизация процессов позволяет значительно повысить точность в ведении кадрового учета. При использовании электронных систем вероятность возникновения ошибок, связанных с человеческим фактором, сводится к минимуму;

- упрощается процесс архивирования и поиска информации, так как электронные документы легко индексируются и это облегчает поиск нужной информации и документирования на разных этапах работы с персоналом.

Недостатками внедрения кадрового электронного документооборота могут быть:

– потребность в первоначальных инвестициях на внедрение системы;

– сопротивление сотрудников к изменениям и необходимость обучения.

Внедрение кадрового электронного документооборота представляет собой ключевой этап, который надолго определит систему документооборота в организации. Однако необходимо отметить, что, несмотря на преимущества, многие компании сталкиваются с проблемами при переходе на электронный документооборот. Необходимость изменения организационной культуры, недостаток квалифицированных кадров и технические проблемы могут затруднить процесс.

Практика успешного внедрения КЭДО для сотрудников в рамках проведенного исследования была рассмотрена на примере одного из крупнейших аутсорсинговых контакт-центров – компании Neovox. В качестве базовых целей для использования КЭДО были выделены следующие:

- сокращение затрат на формирование и пересылку бумажных документов;

- масштабирование трудоустройства дистанционных сотрудников, расширение географии поиска кандидатов;

- минимизация отказа кандидата от трудоустройства из-за сложности процесса.

Для успешного внедрения кадрового электронного документооборота компании необходимо было пройти несколько ключевых этапов.

В первую очередь был проведен анализ текущих процессов и используемых кадровых документов. В процессе аудита составлен список документов, которые участвуют в документообороте компании, определены требования к оформлению документов на основании нормативно правовых актов. Проведение аудита выявило часть необязательных документов, которые можно было не переводить в электронный формат, а просто отказаться от них. Например, заявление о приеме на работу, которое ранее было обязательным, но в настоящее время утратило этот статус и больше таковым не является. Отдельно выделены документы, которые, в соответствии со ст. 22.1 ТК РФ, заполняются исключительно в бумажном формате: «трудовые книжки и формируемые в соответствии с трудовым законодательством в электронном виде сведения о трудовой деятельности работников, акты о несчастном случае на производстве по установленной форме, приказы (распоряжения) об увольнении работника, документы, подтверждающих прохождение работником инструктажей по охране труда, в том числе лично подписываемых работником» [3]. Но для дистанционных работников в законодательстве предусмотрено допущение – возможность ознакомления работника с приказом об увольнении в электронном виде, в этом случае работнику в трехдневный срок заказным письмом с уведомлением направляется заверенная надлежащим образом копия приказа.

Так, проведение аудита текущих процессов предоставило возможности для их пересмотра и, избавления от ненужных или устаревших документов.

На втором этапе, было выбрано программное обеспечение, система, которая наилучшим образом отвечала потребностям компании. При выборе системы важными были следующие аспекты:

- система должна входить в Реестр отечественного ПО Минцифры;

- хранение базы данных и центр обработки данных должны быть аккредитованными и расположены на территории РФ.

Дополнительные критерии выбора системы зависели от потребностей компании, например, наличие собственного удостоверяющего центра для выпуска электронной подписи играло важную роль при высокой текучести кадров, интеграция с учетной системой компании, наличие круглосуточной технической поддержки, бесплатного мобильного приложения, интерфейс личного кабинета – он должен быть простым и интуитивно понятным, неперегруженным. Немаловажную роль сыграла ценовая политика, прозрачность ее формирования, а также выявление потребности в необходимости каких-либо дополнительных услуг по доработке и т.д.

На третьем этапе была разработана нормативная база. Выбранная информационная система закреплена в локальных нормативных актах компании, описаны правила взаимодействия работника и работодателя в данной системе, оговорены сроки ознакомления сторонами с документами. Сотрудники компании были уведомлены о переходе на новый формат взаимодействия, проведено обучение для всех сотрудников, которые должны были работать с новой системой. Это позволило избежать проблем в будущем и обеспечить более быстрое принятие нововведений.

На четвертом этапе в компании стали дорабатывать процессы, делать их более сложными. Например, были разработаны гибкие маршруты согласования, кастомные документы, шаблоны.

На пятом этапе, после внедрения КЭДО, была проанализирована работа новой системы, собраны отзывы от работников об удобстве использования личных кабинетов и электронного взаимодействия. Были внесены необходимые изменения, разработчики системы во многом способствовали этому, постоянно прислушиваясь к мнению клиентов, дорабатывая свой продукт.

100%-ная цифровизация кадрового документооборота в компании Neovox действительно стала значительным шагом к оптимизации процессов взаимодействия с сотрудниками, особенно учитывая географическое разнообразие их местожительства по всей России. Внедрение КЭДО позволило упростить и ускорить процесс трудоустройства. Благодаря цифровизации количество сотрудников, отказывающихся от трудоустройства из-за длительного и сложного процесса оформления документов в бумажном формате, было сокращено на 99%. Это впечатляющее достижение свидетельствует о том, насколько важен комфорт и скорость взаимодействия для кандидатов.

В заключении можно сделать вывод, что в условиях цифровизации бизнес-среды использование современных технологий в управлении персоналом становится неотъемлемой частью успешной модели предприятия. Внедрение кадрового электронного документооборота является стратегическим шагом, который позволит предприятиям оптимизировать процессы управления персоналом и повысить их эффективность. Использование систем КЭДО позволяет компаниям существенно ускорить обработку документов и упростить внутренние процессы, что, в свою очередь, дает возможность сосредоточиться на более важных стратегических задачах. Эффективное использование электронного документооборота не только улучшит внутренние процессы, но также способствует эффективной работе с дистанционными и гибридными командами, что создает конкурентное преимущество на рынке труда.

Об авторах

С. В. Жасан

Волжский политехнический институт (филиал) Волгоградского государственного технического университета

Автор, ответственный за переписку.
Email: svlanad@mail.ru

студент

Россия, Россия, г. Волжский

Н. В. Иевлева

Волжский политехнический институт (филиал) Волгоградского государственного технического университета

Email: nievleva@mail.ru

канд. экон. наук, доцент

Россия, Россия, г. Волжский

Н. Н. Муравьева

Волжский политехнический институт (филиал) Волгоградского государственного технического университета

Email: nataljamur75@yandex.ru

канд. экон. наук, доцент

Россия, Россия, г. Волжский

Список литературы

Дополнительные файлы