Current issues of storing electronic audiovisual documents. Round table. November 21, 2023

Full Text

21 ноября 2023 года во Всероссийском научно-исследовательском институте документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) состоялся круглый стол «Актуальные вопросы хранения электронных аудиовизуальных документов», организованный в рамках работы над темой Плана научно-исследовательских и опытно конструкторских работ (НИОКР) на 2023 год по подготовке аналитического обзора «Электронные аудиовизуальные и научно-технические документы как объекты архивного хранения».

Участниками круглого стола стали сотрудники ВНИИДАД, представители Государственного архива Российской Федерации (ГА РФ), Российского государственного архива кинофотодокументов (РГАКФД), Российского государственного архива фонодокументов (РГАФД), Государственного архива Республики Татарстан (ГА РТ), Центрального государственного архива Удмуртской Республики (ЦГА УР), Государственного фонда кинофильмов Российской Федерации (Госфильмофонд России), филиала «Научно-исследовательский кинофотоинститут» акционерного общества «Творческо-производственное объединение “Центральная киностудия детских и юношеских фильмов им. М. Горького”» (АО «ТПО “Киностудия им. М. Горького”»). Архивисты из стран СНГ были представлены агентством «Узархив» Республики Узбекистан и Белорусским государственным архивом кинофотофонодокументов (БГАКФФД).

Выступая с приветственным словом, директор ВНИИДАД П.А. Кюнг отметил, что данное мероприятие – это возможность подступиться к решению сложной проблемы, с которой сталкивается весь архивный мир. В настоящее время не понятна до конца сама природа электронных аудиовизуальных документов (ЭАВД), в основе которых лежит бинарный код, но вместе с тем существует множество технологий как создания, так и представления файлов, их обработки. Оптимальные технологии хранения должны не просто донести ЭАВД до потомков, но донести их в том виде, в котором они были созданы. Подготовка аналитического обзора будет иметь значение для разработки проектов нормативных актов, методических рекомендаций в сфере архивного дела.

Круг проблем архивного хранения ЭАВД был очерчен в выступлении ведущего научного сотрудника отдела архивоведения ВНИИДАД, доцента кафедры документоведения, аудиовизуальных и научно-технических архивов факультета архивоведения и документоведения (ФАД) Историко-архивного института Российского государственного гуманитарного университета (ИАИ РГГУ) М.М. Жуковой. По ее словам, необходимо рассмотреть вопрос о том, повлияет ли несомненный рост количества создаваемых ЭАВД в организациях – источниках комплектования на рост их поступления в архивы. Было высказано предположение, что здесь нет прямой зависимости. В области экспертизы ценности критерий внешних особенностей превратится в фактор внешней оценки в момент, когда на этапе поступления будет проводиться контроль на соответствие техническим требованиям. К тому же в связи с ликвидацией ограничений аналоговых носителей растет повторяемость информации (в виде вариантов дублетности в разных фондах). Нуждаются в пересмотре основные понятия, связанные с учетом ЭАВД, – «единица учета» и «единица хранения». Это связано с повышением емкости носителей и в перспективе с отказом от физически обособленных носителей, что повлечет изменение методики учета. В области системы научно-справочного аппарата расширится состав метаданных, включенных во «внутреннюю» информационную систему архива. Это метаданные, описывающие прежде всего технические параметры ЭАВД (необходимые для конвертации и миграции документов), а также правовой статус документов и все изменения, происходящие с документами на этапах жизненного цикла. Большая трансформация произойдет в сфере обеспечения сохранности документов – мы должны будем обеспечить сохранность не только носителя, но и информации, что не одно и то же. В то же время элементы информации, ориентированные на поиск документов пользователями, не подвергнутся существенным изменениям, как и основные принципы фондовой и нефондовой организации и классификации документов. В сфере использования расширятся возможности удаленного доступа, отпадет необходимость оцифровки, однако при поступлении документов в определенных форматах необходимо будет делать просмотровые копии. Можно предположить тенденцию к росту количества непрофессиональных пользователей.

Выступление ведущего научного сотрудника ВНИИДАД А.Н. Назарова было посвящено сравнительному анализу нормативно-правовых актов, регламентирующих хранение ЭАВД. Было отмечено, что они относятся к различным отраслям современного отечественного законодательства, которые в ряде случаев развиваются обособленно и нуждаются в гармонизации. Обращает на себя внимание отсутствие единой терминологии, единых подходов к вопросам систематизации аудиовизуальных документов и т.д. В качестве основополагающих элементов можно выделить два крупных блока законов: об архивном деле и об обязательном экземпляре документов. Были рассмотрены отличия нормативных правовых актов в области обязательного экземпляра документов, принятые в некоторых субъектах Российской Федерации. Так, закон Республики Саха (Якутия) 301-З № 609-III сочетает в себе отдельные черты указанных нормативных правовых актов, так как, с одной стороны, в нем закрепляются положения о том, что аудиовизуальное наследие является составной частью Архивного фонда Республики Саха (Якутия) и Архивного фонда Российской Федерации, и об обязательности проведения экспертизы ценности данных документов, а с другой – в нем используются такие понятия, как «обязательный экземпляр». Это говорит о возможности синтеза архивного законодательства и законодательства об обязательном экземпляре документов. Участники круглого стола, однако, отметили, что, если фильм, снятый в Якутии, поступит в общероссийский прокат, придется для получения прокатного удостоверения сдать экземпляры в Госфильмофонд России или РГАКФД, что увеличит дублирование ЭАВД. Гостелерадиофонд может комплектоваться на основании и закона об обязательном экземпляре и закона о средствах массовой информации. А государственные архивы не имеют инструмента для воздействия на организации – источники комплектования. Высказывались предложения обеспечить поступление фонодокументов через регистрацию прав на них.

Работу РГАКФД по приему на хранение обязательного экземпляра документов осветила в своем выступлении заместитель директора Р.М. Моисеева. Она обратила внимание участников на проблемы, связанные с форматами и носителями ЭАВД, а также на включение обязательного экземпляра документов в состав Архивного фонда Российской Федерации без проведения экспертизы ценности. Р.М. Моисеева предложила подумать над возможностью разграничения понятий «технотронный документ», «машиночитаемый документ», «цифровой документ» и «электронный документ» применительно к документам в форматах Digital Betacam и НDCAM на видеокассетах с магнитной лентой, DVD, кассетах LTO. В архиве локальным нормативным актом установлены требования к приему обязательного экземпляра ЭАВД, размещенные на сайте. В год архив принимает в среднем 1000 единиц учета электронных видеодокументов. Возникают проблемы с оборудованием для технического контроля, воспроизводящим и записывающим оборудованием, которое уже не производится. Существуют проблемы с учетом ЭАВД. Установленная форма паспорта архива не предполагает пофайлового учета ЭАВД, который применяется в РГАКФД, при этом при переводе на серверное хранение в архиве в перспективе останется одна единица хранения. Возникают также проблемы с определением оригинальности при перезаписи на новые носители и переводе в новые форматы. При размещении ЭАВД в облачном хранилище и предоставлении удаленного доступа возникает проблема потери права государственной собственности, так как у пользователя нет необходимости обращаться в архив. При приеме документов по виртуальной ссылке архив будет нести расходы в процессе переноса на физически обособленные носители. Таким образом, необходимы и нормативное обеспечение, и технические условия для приема ЭАВД.

В своем выступлении директор РГАФД М.И. Смилянская представила опыт работы архива с электронными фонодокументами. Она отметила, что электронные документы не только принимаются на хранение, но и создаются в архиве по мере выхода из строя носителей и создания электронного фонда пользования / страхового фонда или при приеме на хранение носителей в неудовлетворительном физическом состоянии с последующей оцифровкой. Описание поступивших документов осуществляется уже в архиве, причем используются формы описей аналоговых документов, а размер файла и другие специфические метаданные электронных документов в описи не указываются. При этом важную роль играет технический контроль состояния ЭАВД. В связи с проблемами учета документов было предложено для современных ЭАВД ввести «условные единицы хранения», которые будут совпадать с «единицами учета», то есть записями отдельных событий, выступлений, произведений, но не с файлами и не с физически обособленными носителями информации, как установлено в пункте 22.7 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, утвержденных приказом Росархива от 2 марта 2020 года № 24, для аналоговых АВД (далее – Правила 2020 года).

Вопросы взаимодействия архивов с современными организациями музыкальной индустрии поднял главный эксперт информационного агентства InterMedia, ведущий специалист РГАФД А.В. Тихонов. В своем выступлении он отметил многообразие современных носителей АВД, то, что один альбом может быть представлен в аудио- и видеоформате, что создает проблемы с учетом. Помимо аудиовизуальных документов, в РГАФД поступают документы, являющиеся мультимедийными (аудио, видео, символьными), вопрос с отнесением которых к видам архивных документов еще не решен, равно как и не определены особенности их учета. В настоящее время из России ушли крупные иностранные музыкальные компании, которые ранее передавали аудиовизуальные документы. Теперь главным игроком на рынке являются стриминговые сервисы – «Яндекс.Музыка», «VК Музыка», «МТС Музыка», «Звук» и др. Это новые экосистемы, где хранятся гигантские музыкальные архивы, которые комплектуются с помощью агрегаторов музыкального контента. У одного из таких агрегаторов ежедневно происходит по 40 тысяч загрузок. Причем они уделяют значительное внимание созданию метаданных, так как это сопряжено с защитой авторских прав и выплатой вознаграждения (до 100 элементов описания, в том числе о правообладателях, упаковке носителя). Архивы должны работать с данными агрегаторами, но при этом они не имеют правовых инструментов воздействия на них, а ведь именно они являются тем «узким звеном», с помощью которого можно осуществлять комплектование ЭАВД (подкастами, фонограммами). Также перспективным шагом было бы подключение к базе данных Национального реестра интеллектуальной собственности, который является площадкой для учета, хранения, монетизации музыкального контента. Сейчас проблема оригинала и копии решена технологически путем создания ЭАВД в блокчейн-среде. С помощью цифрового кодирования можно создавать неизменяемый файл, который будет являться оригиналом.

Заместитель директора по хранению аудиовизуальных документов и обязательного экземпляра аудиовизуальной продукции ГА РТ С.Н. Горохов представил имеющуюся в республике практику работы с ЭАВД и приема на хранение обязательных экземпляров документов. В 70% случаев прием обязательного экземпляра аудиовизуального документа в ГА РТ осуществляется удаленно через телекоммуникационные сети. Для приема обязательного экземпляра создано защищенное цифровое хранилище объемом более 2 петабайт информации и личные кабинеты производителей аудиовизуальной продукции на базе единой архивной информационной системы Республики Татарстан (ЕАИС РТ). Порядок удаленного приема АВД был закреплен постановлением Комитета министров Республики Татарстан, форматы приема носят рекомендательный характер, но все новые форматы регистрируются в информационной системе архива. Были внедрены нейросети для оценки и поиска дублей ЭАВД и модуль реставрации фотодокументов. Планируется интеграция с инфраструктурой Российского центра оборота прав на результаты творческой деятельности (РЦИС), что расширит возможности управления интеллектуальными правами (это блокчейн-инфраструктура) и борьбы с «пиратством». Таким образом, архив становится агрегатором цифровых данных, проводится метаописание продукции.

Заместитель начальника отдела комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства ГА РФ, старший научный сотрудник отдела архивоведения ВНИИДАД О.В. Олейников рассказал об опыте работы архива и источников его комплектования с ЭАВД. Большой объем таких документов откладывается в судах – Конституционном, Верховном, по интеллектуальным правам, Первом апелляционном общей юрисдикции и Втором кассационном общей юрисдикции. Это связано с тем, что сейчас осуществляется аудио-, видеопротоколирование судебных заседаний. Согласно процессуальному законодательству видеозаписи являются неотъемлемой частью протоколов заседания, и носители зачастую просто вкладываются в дела на оптических дисках, флешках, картах памяти. При этом контроль полноты, доступности для воспроизведения и собственно воспроизводимости не ведется ни при формировании дела, ни при передаче в архив организации, ни при хранении. Росархив был проинформирован о проблеме, в итоге в Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утвержденные приказом Росархива от 31 июля 2023 года № 77 (далее – Правила 2023 года) включен пункт 50, которым предусматривается изъятие из дел физически обособленных носителей электронных документов. В Конституционном суде Российской Федерации видеозаписи хранятся отдельно, и согласно рекомендациям ГА РФ их хранение и подготовка к передаче на постоянное хранение перешли от архива в структурное подразделение, в котором они создаются и которое имеет все необходимые мощности для хранения и работы с ними. В практике ГА РФ был опыт приема электронных видеодокументов, выгруженных с YouTube-канала источника комплектования, так как изначальные файлы были утрачены из-за неисправности серверного хранилища источника комплектования. Также описывался опыт приема ЭАВД в составе фондов личного происхождения. О.В. Олейников отметил необходимость выявления ЭАВД в делопроизводстве экспертными комиссиями. Организации, как правило, не готовят специально ЭАВД к архивному хранению, обработку документов приходится осуществлять в архиве. ЭАВД обычно принимаются в исходном формате, для обеспечения сохранности конвертирование производится в форматы, обеспечивающие воспроизведение (например, AVI). Имеется потребность в создании отечественного программного обеспечения, которое на основе математического моделирования позволит проводить анализ качества конвертирования файлов ЭАВД при передаче на хранение. Специальные метаданные ЭАВД (цветность, наличие аудиосигнала, разрешение экрана и т.п.) указываются в описи и иногда на носителе. При получении документов из фондов личного происхождения проводится перевод на серверное хранение, при этом аутентичность обеспечивается составлением удостоверяющих листов с указанием размера в байтах и хеш-суммы. Что касается учета, то в практике ГА РФ иногда приходится «разрезать» при приеме отдельные файлы, если они содержат несколько сюжетов, и описывать каждый видеосюжет как единицу учета независимо от количества физически обособленных носителей.

Проблемы учета, описания, состава метаданных ЭАВД осветила в своем выступлении ведущий научный сотрудник отдела архивоведения ВНИИДАД Л.П. Афанасьева. «Двойной учет» аудиовизуальных документов (по единицам хранения и единицам учета) исторически сложился в практике работы кинофотоархивов еще в 1920-е годы и был закреплен нормативно в 1950-е годы. В настоящее время на практике по мере отделения информации электронного документа от носителя эти понятия становятся тождественными. Корень проблемы учета ЭАВД состоит в том, что в Федеральном законе от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» аудиовизуальные документы в составе Архивного фонда Российской Федерации названы отдельно от электронных. Сравнив состав описательных статей описей аудиовизуальных документов и электронных документов, предусмотренных действующими Правилами 2020 года и Правилами 2023 года, и учетные формы аудиовизуальных документов, разработанные ВНИИДАД, можно прийти к выводу что они дополняют друг друга. При подготовке ВНИИДАД проекта Порядка комплектования электронными архивными документами в 2022 году (далее – Порядок) на основе опыта работы архивов с ЭАВД и опыта стриминговых сервисов, упомянутых А.В. Тихоновым, был выделен «объединенный» состав метаданных, общий для всех ЭАВД (дата записи; вид аудиовизуального документа (аудиозапись, видеозапись, фотосъемка), наименование (заголовок), автор, место и время записи (съемки), продолжительность записи (время звучания); цветность (для фото-, видеодокументов); формат файлов; состав текстовой сопроводительной документации, аннотация), а также специфические метаданные для разных видов ЭАВД. Например, для видеодокументов предлагались такие метаданные, как хронометраж видеозаписи; соотношение сторон, разрешение, формат записи, наличие аудио, формат аудио, битрейт и др. По результатам анкетирования архивов, осуществленного в 2023 году в рамках данной темы, были выявлены следующие наиболее распространенные метаданные ЭАВД: имя и формат файла (расширение), разрешение, размер файла, автор, цветность. Также предлагались следующие виды метаданных: скорость передачи данных, общая скорость потока, частота кадров (планов), скорость потока аудио, количество каналов, дата сохранения (последнего изменения) файла с цифровым фотодокументом, контрольная сумма контейнера, файла. Согласно проекту Порядка метаданные должны поступать на хранение в файле описания транспортного контейнера, содержащем метаданные документа и описание транспортного контейнера в формате XML, в составе транспортного контейнера электронного архивного документа. Технические метаданные необходимы не только для аутентификации, но и для осуществления конвертации, воспроизведения. В выступлении было обращено внимание на то, что в Правилах 2023 года впервые указаны метаданные ЭАВД, и все технические параметры вынесены из описи электронных документов в отдельный документ (реестр файлов электронных документов), который ведется в электронной форме в связи с тем, что они меняются в процессе миграции и конвертации, для того чтобы не переделывать опись. Необходимо обеспечить совместимость метаданных ЭАВД в источниках комплектования и государственных муниципальных архивах, в том числе с использованием единого стандарта на схемы метаданных, проект которого разработан ВНИИДАД. Участники круглого стола отметили важность метаданных, связанных с правами на ЭАВД.

Начальник отдела комплектования РГАКФД Е.В. Волкова обозначила проблемы, с которыми сталкивается коллектив РГАКФД при комплектовании и описании электронных видео- и фотодокументов с 1992 года. Главной из них является разнообразие форматов видеозаписи. В процессе экспертизы ценности документов в РГАКФД применяются как общие, так и технические критерии, при тестировании используются компьютерная техника и специальное оборудование. Также были продемонстрированы формы описей ЭАВД, разработанных РГАКФД и закрепленных в методических документах. Описи формируются в базе данных архива.

Опыт работы архивов Удмуртской Республики по созданию форм описей ЭАВД представил начальник отдела инициативного документирования ЦГА УР Д.А. Подольский. Потребность в создании форм ЭАВД возникла из-за утверждения приказом Минкультуры России от 18 января 2007 года № 19 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, в которых формы описей аудиовизуальных документов не в полной степени отражали свойства, присущие ЭАВД. Исходя из этого были составлены собственные формы. Д.А. Подольский отметил разработку в 2015 году отдельного сборника форм и образцов описей ЭАВД. Проанализировав существующие учетные формы, докладчик сделал вывод, что вопросы описания ЭАВД остаются актуальными и в настоящее время.

Руководитель информационной службы, советник директора по вопросам информационной политики агентства «Узархив» Республики Узбекистан А.О. Алиев представил современное состояние и перспективы работы с ЭАВД в Республике Узбекистан на примере Национального архива кинофотофонодокументов Республики Узбекистан, которому в 2023 году исполнилось 80 лет. В выступлении была дана характеристика каждому комплексу аудиовизуальных документов, хранящихся в архиве. Цифровые фотодокументы принимаются в архив на дисковых носителях в различных форматах. Фонодокументы также переводятся в цифровой формат, планируется оцифровка кинодокументов. В ближайшей перспективе – пополнение архивов современным оборудованием за счет грантов. Согласно законодательству Республики Узбекистан кинофотофонодокументы не являются электронными документами. При этом имеется понятие «электронная копия», в которое входят оцифрованные аудиовизуальные документы на различных носителях. Ведение работы в направлении уточнения законодательства в части электронных документов, в том числе аудиовизуальных, продолжается. Выступление представителя Национального архива кинофотофонодокументов Республики Узбекистан было посвящено описанию ЭАВД.

Результаты проводимого ВНИИДАД анкетирования государственных архивов и организаций по работе с ЭАВД отразил в своем докладе младший научный сотрудник отдела архивоведения ВНИИДАД аспирант кафедры архивоведения ФАД ИАИ РГГУ А.В. Куткин^[1].

Начальник цеха цифровой обработки, реставрации и хранения цифровых носителей Госфильмофонда России К.В. Сыроватко осветил опыт хранения ЭАВД, в том числе предмет деятельности Госфильмофонда, сведения о составе документов, порядок приема обязательных экземпляров, огромную работу по оцифровке документов с 2017 года. Было отмечено, что современные технологии существенно опережают развитие нормативной базы, которая должна регламентировать технологические процессы изготовления, хранения и учета. Еще одной проблемой является миграция и конвертация ЭАВД. Факт устаревания форматов и носителей должен учитываться архивами, поэтому они должны иметь полный парк оборудования для воспроизведения текущих носителей с целью проведения своевременной миграции. Отвечая на вопросы участников круглого стола, К.В. Сыроватко рассказал о резервных экземплярах, системе жестких дисков, а также об уникальных специалистах-реставраторах.

Заведующий лабораторией кинопроекции и новых видов кинозрелищ филиала «Научно-исследовательский кинофотоинститут» АО «ТПО “Киностудия им. М. Горького”» Д.Г. Чекалин представил эволюцию видов АВД, основанную на их свойствах и характеристиках, а также вопросы терминологии. Сопоставлялись различные определения термина «документ» в законодательстве и национальных стандартах. Д.Г. Чекалин предложил два варианта решения терминологической проблемы: следует либо привести определения термина «документ» в нормативных правовых актах и документах по стандартизации к единообразию, либо конкретизировать область применения термина. Также Д.Г. Чекалин выделил перспективные направления работы по организации хранения ЭАВД.

Завершая работу круглого стола, М.М. Жукова отметила, что архивное сообщество находится в начале длинного пути осмысления проблематики ЭАВД, и в связи с этим предстоит долгая работа, основанная на взаимодействии и сотрудничестве. Представители БГАКФФД подчеркнули чрезвычайный интерес к докладам круглого стола и выразили надежду на выработку единых методологических подходов по работе с ЭАВД и их отражение в отдельном нормативном правовом акте.

Текст: Л.П. Афанасьева, А.В. Куткин

^[1] Куткин А.В. Опыт государственных архивов Российской Федерации и организаций по работе с электронными аудиовизуальными документами: результаты анкетирования // Вестник ВНИИДАД. 2024. № 1. С. 31–39.

References

Supplementary files