Experience of state archives of the Russian Federation and organizations in working with electronic audiovisual documents: survey results
- Authors: Kutkin A.V.1,2
-
Affiliations:
- All-Russian Scientific and Research Institute for Records and Archives Management
- Russian State University for the Humanities (RSUH)
- Issue: No 1 (2024)
- Pages: 31-39
- Section: Archival science and document science
- URL: https://journal-vniispk.ru/2619-1601/article/view/267000
- ID: 267000
Cite item
Full Text
Abstract
The results obtained as part of a survey of state archives of the Russian Federation and organizations in the main areas of work with electronic audiovisual documents (acquisition, preservation, accounting, use, software) are considered. Certain points in their practical work are highlighted that are of interest for the study of problems of electronic audiovisual documents as objects of archival storage.
Full Text
В первый год подготовки аналитического обзора «Электронные аудиовизуальные и научно-технические документы как объекты архивного хранения», работа над которым осуществлялась в соответствии с Планом научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ (НИОКР), выполняемых на основе государственного задания Федерального архивного агентства (далее – Росархив) на 2023 год, решались задачи изучения всех аспектов работы с электронными аудиовизуальными документами в архивах, в том числе технологических и методических.
Практические аспекты работы с электронными аудиовизуальными документами (далее – ЭАВД) как объектами архивного хранения отражались в публикациях различных авторов с начала 2000-х годов. Поскольку первыми с необходимостью организации хранения ЭАВД на практике столкнулись телерадиовещательные компании, изучением этих аспектов занялись представители данной отрасли. Так, в статьях А. Декевича, М. Ермолова, В. Мазо, А. Савельева, И. Ситникова исследовались вопросы выбора носителей и форматов, применения безленточных технологий описания и состава метаданных ЭАВД [1–5].
В отечественной архивоведческой литературе рассматривались отдельные вопросы, связанные с ЭАВД, а также опыт работы некоторых государственных архивов. К числу авторов таких исследований относятся А.А. Захарова [6], И.И. Карманов [7], П.А. Кюнг [8], Г.Н. Ланской [9], О.В. Олейников [10], А.И. Розанов [11], Е.А. Романова [12], В.И. Тихонов [13], В.З. Хаимов [14] и др. В свою очередь, систематизированный практический опыт работы с ЭАВД в российских архивах в отечественной историографии на данный момент не представлен.
С целью формирования источниковой базы для аналитической работы было проведено анкетирование государственных архивов и организаций, хранящих ЭАВД. Структура анкеты отражает основные этапы организации работы с ЭАВД в архивах: комплектование; обеспечение сохранности; учет, описание, состав метаданных; использование. Также был включен раздел по применению программного обеспечения. Анкеты были направлены: государственным архивам аудиовизуальных документов, в том числе Российскому государственному архиву кинофотодокументов (РГАКФД), Российскому государственному архиву фонодокументов (РГАФД), Центральному государственному архиву кинофотофонодокументов Санкт-Петербурга (ЦГАКФФД СПб); Государственному архиву специальной документации Нижегородской области (ГАСДНО); иным государственным архивам, имеющим на хранении ЭАВД; киностудиям, телеканалам, информационным агентствам, студиям звукозаписи.
В результате на анкету ответили 18 архивов, в том числе:
помимо указанных выше, пять федеральных архивов: Государственный архив Российской Федерации (ГА РФ), Российский государственный архив научно-технической документации (РГАНТД), Российский государственный архив социально-политической истории (РГАСПИ); государственные архивы Республики Татарстан, Чувашской Республики, Пермского края, Вологодской, Курской, Московской, Тульской, Нижегородской, Оренбургской, Новосибирской областей, города Москвы;
Федеральное государственное унитарное предприятие «Информационное телеграфное агентство России (ИТАР-ТАСС)» (далее – ТАСС).
Первый раздел анкеты, посвященный комплектованию, позволяет выделить семь видов организаций – источников комплектования архивов ЭАВД. В графе «Иное» в качестве источников комплектования архивы указали инициативное комплектование, общественные организации, издательства, фирмы звукозаписи, киностудии, организации системы здравоохранения. Таким образом, среди источников комплектования государственных архивов ЭАВД преобладают органы государственной власти и физические лица, прием ЭАВД от органов местного самоуправления указал только Государственный архив современной истории Чувашской Республики.
ТАСС осуществляет прием электронных фото- и видеодокументов от собственных сотрудников и сторонних партнеров, а также сканирует аудиовизуальные документы на традиционных носителях (табл. 1).
Таблица 1. Состав и количество источников комплектования государственных архивов Российской Федерации электронными аудиовизуальными документами
Органы государственной власти | 10 | 63% |
Предприятия промышленности, сельского хозяйства, торговли, транспорта | 3 | 19% |
Учебные заведения, научные учреждения | 7 | 44% |
Телерадиокомпании, СМИ | 8 | 50% |
Учреждения культуры (театры, филармонии и др.) | 10 | 63% |
Физические лица | 9 | 56% |
Иное | 12 | 75% |
Всего респондентов | 16 | |
В таблице 2 представлены обобщенные результаты анализа видового состава ЭАВД. Среди всех принимаемых на хранение видов ЭАВД, остаются популярными фильмы, фотографии и результаты инициативного документирования. В то же время никто из респондентов не принимает на хранение ЭАВД, содержащие первичные материалы научных исследований или экспедиций, которые, в частности, предусмотрены перечнями документов с указанием сроков хранения [12, с. 66].
Таблица 2. Виды поступающих на хранение электронных аудиовизуальных документов
Фильмы | 14 | 82% |
Передачи (теле-, радио-) | 6 | 35% |
Интервью телерадиокомпаниям | 4 | 24% |
Записи, репортажи о политических, научных, культурных, общественных массовых мероприятиях | 8 | 47% |
Записи заседаний коллегиальных, совещательных, экспертных, судебных органов | 4 | 24% |
Первичные материалы расследований, наблюдений (не связанных с научными исследованиями) | 1 | 6% |
Отдельные кино-, теле-, радиосюжеты | 8 | 47% |
Исполнения произведений | 4 | 24% |
Фотографии | 12 | 71% |
Тематические фотоальбомы | 1 | 6% |
Фоторепортажи | 4 | 24% |
Результаты инициативного документирования | 10 | 59% |
Документы личного происхождения | 9 | 53% |
Иные ЭАВД | 2 | 12% |
Всего респондентов | 17 | |
Прием ЭАВД на физически обособленных носителях (CD и DVD) является преобладающим, однако архивы также используют защищенные каналы связи, сеть Интернет и облачные хранилища (табл. 3).
Таблица 3. Способы передачи на хранение электронных аудиовизуальных документов, применяемые государственными архивами и организациями
По защищенным каналам связи, в том числе в контейнерах, комплектах | 2 | 11% |
По сети Интернет без защищенного канала, в том числе в контейнерах, комплектах | 5 | 26% |
Облачное хранилище | 3 | 16% |
Физически обособленные носители | 18 | 95% |
Всего респондентов | 19 | |
Значимой проблемой, характерной для электронных документов в целом и для ЭАВД в частности, является обеспечение их аутентичности. В соответствующем вопросе анкеты респондентам предлагалось указать четыре способа удостоверения, среди которых была и электронная подпись, однако случаев ее использования в работе респондентов отмечено не было. Удостоверяющим листом пользуется только ГА РФ, а остальные архивы используют в этих целях сопроводительные письма, акты приема-передачи и договоры. В ТАСС аутентичность ЭАВД подтверждается фактом передачи в личный кабинет (табл. 4).
Таблица 4. Способы обеспечения аутентичности электронных аудиовизуальных документов при создании и приеме на хранение
Сопроводительное письмо | 8 | 53% |
Удостоверяющий лист | 1 | 7% |
Иное | 8 | 53% |
Всего респондентов | 15 | |
В таблице 5 представлены способы организации хранения ЭАВД. Большинство архивов, в том числе и РГАНТД, хранят ЭАВД на физически обособленных носителях. Государственный архив Новосибирской области для хранения ЭАВД использует центр обработки данных Правительства Новосибирской области. Единственным из всех респондентов, использующим облачное хранилище, является РГАНТД, который хранит ЭАВД в Государственной единой облачной платформе.
Таблица 5. Способы хранения электронных аудиовизуальных документов, используемых государственными архивами и организациями
Встроенные носители | 2 | 11% |
Центры обработки данных (ЦОД) | 4 | 21% |
Облачные хранилища | 1 | 5% |
Физически обособленные носители | 18 | 95% |
Иное | 1 | 5% |
Всего респондентов | 19 | |
Регламенты по осуществлению контроля имеют 25% респондентов. В отличие от государственных архивов, в которых периодичность контроля указывалась в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, утвержденными приказом Росархива от 2 марта 2020 года № 24 (далее – Правила 2020 года), в ТАСС контроль физико-технической сохранности осуществляется непрерывно. Главным видом оборудования для проверки физико-технического состояния являются персональные компьютеры. Основными методами контроля выступили визуальный осмотр и программный контроль. Соответственно, там, где респонденты упоминали визуальный осмотр, в качестве основного параметра контроля выступала физическая сохранность носителей и их упаковки, а на программном уровне – читаемость файлов.
Для обеспечения сохранности ЭАВД особенно важны вопросы форматов файлов. Государственным архивам и организациям предполагалось указать форматы, которые используются:
при создании и приеме на хранение;
непосредственном хранении;
планировании работ по приему на хранение.
В основном форматы ЭАВД в вышеуказанных аспектах совпадают. Указывались такие форматы, как JPG, TIFF, MP3, MP4, AVI, WAV, DPX, MPEG, CDA, VOB, MOV, UDF, CDFS, AVCHD.MTS и др. По принятым мерам по обеспечению сохранности ЭАВД с применением форматов файлов, поддержка которых была прекращена, были получены ответы только от семи архивов. Шесть из семи архивов перезаписывают их резервные копии на аналогичные или иные носители, сохраняя форматы, а четыре – конвертируют их в другой формат. У государственных архивов Курской области, Пермского края и Тульской области эти меры используются одновременно. Также затрагивался вопрос регламентации форматов файлов ЭАВД. Только два архива из 14 имеют соответствующие локальные нормативные акты. Государственный архив Республики Татарстан руководствуется республиканской нормативной правовой базой в области обязательного экземпляра документов, а у остальных респондентов, в том числе у ТАСС, форматы не регламентированы. Такое положение дел подтверждает тезисы П.А. Кюнга о необходимости ведения учета форматов ЭАВД в табличных формах с указанием рекомендованных форматов, предназначенных для архивного хранения [8, с. 17].
Состав метаданных (описательных статей) указали 11 из 19 респондентов. Помимо наиболее часто встречающихся метаданных, характерных для ЭАВД (формат, размер и объем файла, разрешение, автор и дата съемки), некоторые архивы представили сведения и об иных метаданных: скорость передачи данных, общая скорость потока, частота кадров, скорость потока аудио, количество каналов (ЦГАКФФД СПб), контрольная сумма (Центральный государственный архив Московской области). 13 из 19 респондентов предоставили видовой состав применяемых ими учетных форм. Поскольку все ответы на данный вопрос поступили от государственных архивов, видовой состав учетных форм не выходит за рамки Правил 2020 года.
Больше половины респондентов указали формы использования ЭАВД. В ходе анализа ответов выделились четыре формы использования, остальные формы, указанные респондентами, относились к проведению информационных мероприятий, подготовке изданий, а также передаче ТАСС ЭАВД агентам-посредникам (табл. 6).
Таблица 6. Применение форм использования электронных аудиовизуальных документов в государственных архивах и организациях
Экспонирование | 6 | 50% |
Публикации в сети Интернет (на сайтах и в социальных сетях) | 6 | 50% |
Предоставление копий в читальном зале и удаленно | 6 | 50% |
Исполнение запросов пользователей | 3 | 17% |
Иное | 3 | 25% |
Всего респондентов | 12 | |
В настоящее время преобладает выдача ЭАВД на физически обособленных носителях и по локальной сети, хотя применяется и удаленный доступ через личный кабинет информационной системы (табл. 7).
Таблица 7. Применение форм выдачи электронных аудиовизуальных документов в государственных архивах и организациях
Удаленный доступ через личный кабинет информационной системы | 6 | 35% |
В локальной сети | 7 | 41% |
На физически обособленных носителях | 11 | 65% |
Иные формы | 3 | 18% |
Всего респондентов | 17 | |
13 из 19 респондентов указали на применение оборудования, предназначенного для просмотра ЭАВД. Во всех случаях в качестве оборудования выступают персональные компьютеры. В дополнение к ним РГАКФД применяет видеоплеер, а ТАСС – смартфоны. ТАСС учитывает факт использования, применяя функционал истории использования в системе управления базой данных.
В последнем разделе анкеты респондентам предлагался вопрос о наличии лицензированного программного обеспечения, которое применяется ими для приема, хранения и использования ЭАВД. В первую очередь указывались операционные системы и интегрированные в них программы: во всех случаях это актуальные и предыдущие поколения операционной системы Windows. Однако ГАСДНО, помимо Windows, применяет отечественную операционную систему РЕД ОС, которая включена в Реестр российского программного обеспечения и сертифицирована Федеральной службой по техническому и экспортному контролю[1]. В ответах было также отражено применение различных информационных систем (государственных информационных систем, программных комплексов, DAM- и MAM-систем). Перечислялись также графические редакторы и программы для работы с оптическими дисками. Сведения об использовании программного обеспечения представлены в таблице 8.
Таблица 8. Использование лицензированного программного обеспечения в государственных архивах и организациях
Операционная система и ее средства | 6 | 46% |
Информационные системы и программные комплексы | 5 | 38% |
Программы для работы с файлами и носителями ЭАВД | 3 | 23% |
Всего респондентов | 13 | |
Полученные от государственных архивов и организаций сведения позволяют сформулировать выводы, которые необходимы для дальнейшего исследования ЭАВД как объектов архивного хранения.
Независимо от видов ЭАВД их прием отмечен не только в соответствующие государственные архивы, но и в архивы иных профилей. Поскольку подавляющее большинство архивов принимают на хранение ЭАВД на компакт-дисках, возникают вопросы, связанные с выбором носителей. Так, прием ЭАВД большого объема на дисках нецелесообразен, так как их емкость невелика и потребует не один десяток дисков, чтобы записать ЭАВД. Практика применения некоторыми архивами центров обработки данных и облачных хранилищ ставит вопрос о миграции уже хранящихся в архивах ЭАВД на физически обособленных носителях.
Проблемой в государственных архивах видится невысокая степень распространенности локальных регламентов контроля ЭАВД. Однако наиболее важным вопросом хранения и обеспечения сохранности ЭАВД является регламентация форматов файлов ЭАВД. Следует определить единый набор описательных статей и метаданных ЭАВД, а также разработать формы учетных документов.
В части использования актуальным видится развитие их удаленного представления в электронном фонде пользования. Для хранения ЭАВД необходимо также обновление материально-технической базы архивов. Более того, в современных условиях существует потребность в отечественных программных средствах. Все аспекты работы с ЭАВД должны быть описаны в методическом документе с целью их унификации.
[1] РЕД ОС – российская операционная система. URL: https://redos.red-soft.ru.
About the authors
Alexander V. Kutkin
All-Russian Scientific and Research Institute for Records and Archives Management; Russian State University for the Humanities (RSUH)
Author for correspondence.
Email: kutkin@vniidad.ru
Researcher; Postgraduate Student
Russian Federation, Moscow; MoscowReferences
- Dekevich A. Arxivy` videokontenta. Spasatel`ny`j krug iz cifry` i standartov [Video content archives. Lifebuoy from numbers and standards]. Televidenie i radioveshhanie = Broadcasting. 2005;1:56–59. (In Russian).
- Ermolov M. Bezlentochny`e texnologii v mediaproizvodstve [Tapeless technologies in media production]. Televidenie i radioveshhanie = Broadcasting. 2007;4:66–67. (In Russian).
- Mazo V. Nepremenny`e zamechaniya ko vsyakomu budushhemu mediaarxivu [Indispensable remarks on any future media archive]. Televidenie i radioveshhanie = Broadcasting. 2005;1:62–64. (In Russian).
- Savelyev A. Problemy` arxivirovaniya kontenta [Problems of content archiving]. Televidenie i radioveshhanie = Broadcasting. 2009;2:24–25. (In Russian).
- Sitnikov I. Novy`j arxiv dlya «TV Centra» [New archive for “TV Center”]. Televidenie i radioveshhanie = Broadcasting. 2014;6:26–27. (In Russian).
- Zakharova A.A. Komplektovanie CzGAKFFD Sankt-Peterburga e`lektronny`mi audiovizual`ny`mi dokumentami [Acquisition of electronic audio-visual documents by TSGAKFFD of Saint-Petersburg]. Otechestvenny`e arxivy` = Domestic archives. 2017;5:8–9. (In Russian).
- Karmanov I.I. Avtomatizaciya proverki mul`timedijnogo kontenta v Central`nom gosudarstvennom arxive audiovizual`ny`x dokumentov Respubliki Tatarstan [Automation of Checking Multimedia Content in the Central State Archive of Audiovisual Documents of the Republic of Tatarstan]. Vestnik arxivista = Herald of an Archivist. 2016;1:301–313. (In Russian).
- Kyung P.A. Otechestvenny`j i zarubezhny`j opy`t reglamentirovaniya formatov fajlov e`lektronny`x dokumentov primenitel`no k audiovizual`ny`m i nauchno-texnicheskim dokumentam [Domestic and foreign experience in regulating electronic document formats in relation to audiovisual and scientific and technical documents]. Vestnik VNIIDAD = Herald of VNIIDAD. 2023;6:5–20. (In Russian).
- Lanskoy G.N. E`lektronny`e arxivy` audiovizual`ny`x dokumentov: problemy` izucheniya i ispol`zovaniya v istoricheskix issledovaniyax [Electronic archives of audiovisual documents: problems of study and use in historical research]. In: Roles of arhives in information support of historical science: digest of articles. Moscow: Eterna; 2017. p. 551–557. (In Russian).
- Oleynikov O.V. Komplektovanie Gosudarstvennogo arxiva Rossijskoj Federacii e`lektronny`mi dokumentami po istorii: opy`t i perspektivy` [Acquisition of the State Archives of the Russian Federation with electronic documents on history: experience and prospects]. Role of arhives in information support of historical science: digest of articles. Moscow: Eterna; 2017. p. 257–264. (In Russian).
- Rozanov A.I. Otobrazhenie istorii Podmoskov`ya v e`lektronny`x audiovizual`ny`x dokumentax Central`nogo gosudarstvennogo arxiva Moskovskoj oblasti [Displaying the history of Moscow region in electronic audiovisual documents of the Central State Archive of Moscow Region]. In: Roles of arhives in information support of historical science: digest of articles. Moscow: Eterna; 2017. р. 557–564. (In Russian).
- Romanova E.A. Komplektovanie gosudarstvenny`x i municipal`ny`x arxivov Rossijskoj Federacii audiovizual`ny`mi dokumentami: normativno-pravovy`e i metodicheskie aspekty` [Acquisition of audiovisual documents to state and municipal archives of the Russian Federation: legal and methodical aspects]. Vestnik VNIIDAD = Herald of VNIIDAD. 2023;3:63–72. (In Russian).
- Tikhonov V.I. Istoriya informatizacii arxivnoj otrasli Moskvy` (1986-2017) [History of Information Technologies Introduction in Moscow Archival Institutions (1986-2017)]. In: Roles of arhives in information support of historical science: digest of articles. Moscow: Eterna; 2017. p. 951–988. (In Russian).
- Khaimov V.Z. Audiovizual`ny`e dokumenty` v arxivax: texnologicheskij aspekt [Audiovisual documents in archives: a technological aspect]. Vestnik VNIIDAD = Herald of VNIIDAD. 2019;2:19–26. (In Russian).
Supplementary files
