Retention schedule as archival storage organization basis for documents created in the field of science and higher education in Russia and other CIS countries
- Authors: Plekhanova E.A.1, Korepanov K.V.1, Maksimova E.A.1
-
Affiliations:
- Russian Research Institute of Economics, Politics and Law in Science and Technology (RIEPL)
- Issue: No 2 (2024)
- Pages: 28-39
- Section: Archival science and document science
- URL: https://journal-vniispk.ru/2619-1601/article/view/307240
- ID: 307240
Cite item
Full Text
Abstract
The practice of retention schedules drafting for documents created in government bodies and their subordinate organizations’ activities in the USSR, Russia and other CIS countries is considered, using the example of retention schedules for documents created in the field of science and higher education. A classification of retention schedules used in the CIS member states, resulting from the present analysis, is proposed. The feasibility of using the List of documents created in the Ministry of Science and Higher Education of the Russian Federation and its subordinate organizations activities, with identified retention periods (2023) as a basis for similar lists drafting in other CIS countries is justified.
Full Text
Выделяются три этапа развития перечней документов с указанием сроков хранения, включающих в себя виды документов, образующихся в деятельности органов государственной власти и подведомственных им организаций (ведомственные перечни) в СССР:
1) 1920-е – первая половина 1930-х годов – начало работы по формированию единой системы ведомственных перечней в СССР;
2) вторая половина 1930-х – 1950-е годы – создание ведомственных перечней органами государственной власти и подведомственными организациями;
3) 1960–1980-е годы – окончательное формирование целостной системы ведомственных перечней [1, с. 21].
С прекращением существования СССР 8 декабря 1991 года появилось Содружество Независимых Государств (СНГ), и в становлении ведомственных перечней наступил кризис из-за развития новых отраслей и сфер деятельности, не отображенных в уже существующих перечнях.
Между государствами – участниками СНГ существуют подписанные соглашения по вопросам архивов. Например, Соглашение о правопреемстве в отношении государственных архивов бывшего СССР от 6 июля 1992 года (Москва), Соглашение о принципах и формах взаимодействия государств – участников СНГ в области использования архивной информации от 4 июня 1999 года (Минск).
В связи с этим интерес представляет развитие ведомственных перечней в государствах – участниках СНГ: Азербайджанской Республике, Республике Армения, Республике Беларусь, Республике Казахстан, Кыргызской Республике, Республике Молдова, Российской Федерации, Республике Таджикистан, Республике Узбекистан, а также на правах ассоциированного члена – в Туркменистане.
Становление и развитие ведомственных перечней в странах СНГ будет рассмотрено на примере документов, образующихся в научно-технической деятельности и сфере высшего образования, поскольку одним из последних ведомственных перечней в Российской Федерации является Перечень документов, образующихся в процессе деятельности Министерства науки и высшего образования Российской Федерации и подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Министерства науки и высшего образования Российской Федерации от 29 ноября 2023 года № 1111 (далее – Перечень Минобрнауки России)[1]. До принятия этого перечня отмечалось, что документообразование в сфере образования слабо обеспечено нормативной базой по установлению сроков хранения документов, в результате чего в ведомствах имелся большой массив документов, сроки хранения которых отсутствовали в действовавших перечнях [2, c. 15].
Необходимость разработки новых ведомственных перечней, в частности, обусловлена тем, что практика введения федеральными законами и нормативными актами федеральных органов исполнительной власти новых видов документов и самостоятельного установления сроков хранения документов без согласования с Центральной экспертно-проверочной комиссией при Федеральном архивном агентстве (ЦЭПК при Росархиве) (например, в рамках нового перечня документов) является неправомерной [3, с. 26].
Как отмечает Л.П. Афанасьева, более половины статей ведомственных перечней составляет типовая управленческая документация, поэтому ведомственные перечни актуализировались или разрабатывались после утверждения приказом Росархива от 20 декабря 2019 года № 236 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения [4, с. 34].
В рамках выполнения Поручения Правительства Российской Федерации от 26 марта 2020 года № ДЧ-П-44-2409 о разработке (переработке) перечней документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов исполнительной власти, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, был утвержден Перечень Минобрнауки России.
Особенностью указанного перечня документов является отображение проведенных изменений структуры подведомственных организаций Министерства науки и высшего образования Российской Федерации. Так, в структуру подведомственных организаций были включены институты и иные организации, входившие в системы Российской академии наук, Российской академии сельскохозяйственных наук и Российской академии медицинских наук. Также необходимо учитывать разделение Министерства образования и науки Российской Федерации в 2018 году на два: Министерство науки и высшего образования Российской Федерации и Министерство просвещения Российской Федерации.
Таким образом, в систему подведомственных организаций попали как исключительно научные организации и образовательные организации высшего образования, так и организации, осуществляющие научную или образовательную деятельность в качестве дополнительной либо не осуществляющие такую деятельность вообще (например, организации ЖКХ, материального обеспечения, детские сады).
Следовательно, структура подведомственных организаций и структура функций, осуществляемых такими организациями, повлияла на структуру Перечня Минобрнауки России, в котором, помимо разделов, которые могут применяться для любых организаций, предусмотрены разделы, применимые только для научных организаций и образовательных организаций высшего образования. Например: раздел 7 «Государственная научно-техническая политика»; раздел 8 «Научная, научно-техническая деятельность и ее сопровождение»; раздел 9 «Разработка и производство экспериментальных, опытных образцов и новых технологий»; раздел 10 «Осуществление образовательной деятельности»; раздел 11 «Социальная поддержка и социальная защита обучающихся»; раздел 12 «Молодежная политика и воспитательная деятельность».
Сами организации, в которых Перечень Минобрнауки России подлежит применению, поделены по принципу осуществления определенной деятельности и их общего количества в системе подведомственных организаций. Организации с разными видами деятельности, например, пансионаты и детские сады, объединены в единое звено из-за их малого количества среди подведомственных организаций. В итоге организации в перечне разделены на центральный аппарат Министерства науки и высшего образования Российской Федерации; научные организации; образовательные организации высшего образования; организации, осуществляющие научно-техническую деятельность (в том числе медицинский колледж, опытные и экспериментальные заводы, племенной завод, больницы, конструкторские бюро, опытные станции, учреждения дополнительного профессионального образования), и организации, не осуществляющие научно-техническую деятельность (например, детские сады, дома-пансионаты, дома ученых, издательства, пансионаты, поликлиники, санатории, аптеки, учреждения ЖКХ). Перечень Минобрнауки России имеет 19 разделов и 2009 статей.
В Республике Беларусь также был детально переработан перечень документов, образующихся в сфере образования и науки. Постановлением Министерства образования Республики Беларусь от 28 ноября 2022 года № 450 утвержден Перечень документов, образующихся в процессе деятельности Министерства образования, структурных подразделений областных и Минского городского исполнительных комитетов, осуществляющих государственно-властные полномочия в сфере образования и государственной молодежной политики, государственных организаций, подчиненных Министерству образования, с указанием сроков хранения[2] (далее – Перечень Республики Беларусь).
В Перечне Республики Беларусь указаны виды и названия документов со сроками их хранения. Документы определяют работу образовательных учреждений различных ступеней: дошкольных, средних, профессионально-технических, средних специальных, высших, специальных и научно-ориентированных. Общее количество статей – 1615.
Содержание Перечня Республики Беларусь отображает функции Министерства образования Республики Беларусь, в сферу полномочий которого входит дошкольное и общее образование, высшее образование, некоторые вопросы присуждения ученых степеней и званий, вопросы усыновления.
В связи в этим в Перечне Республики Беларусь, помимо общих разделов по управлению, кадровым вопросам, строительству и т.п., есть специальные разделы, такие как научно-информационное обеспечение деятельности; научно-техническое обеспечение деятельности; социальная защита детей, социальная и воспитательная работа, дополнительное образование детей и молодежи, дополнительное образование одаренных детей и молодежи; национальная система образования (в рамки которой включены все ступени образования, организация работы с одаренной молодежью, присуждение ученых степеней и ученых званий).
Сами организации, на которые должен распространяться Перечень Республики Беларусь, поделены на Министерство образования Республики Беларусь; организации, являющиеся источниками комплектования государственных архивов; организации, не являющиеся источниками комплектования государственных архивов.
Далее рассмотрим страны, разработавшие типовые перечни документов, которыми могут руководствоваться организации в сфере науки и образования.
В Азербайджанской Республике в связи с преобразованием в 2002 году Главного архивного управления при Кабинете министров Азербайджанской Республики в Национальное архивное управление Азербайджанской Республики было отменено Положение о Главном архивном управлении при Кабинете министров Азербайджанской Республики. Также был отменен Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций с указанием сроков хранения (2004).
Решением Коллегии Национального архива Азербайджанской Республики от 12 апреля 2016 года № 3/1 утвержден Примерный перечень документов, возникающих в результате деятельности государственных органов, учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков их хранения[3] (далее – Перечень документов Азербайджанской Республики). Перечень предназначен для общего пользования ведомствами в качестве основного нормативного документа для определения сроков хранения однотипных документов, их хранения и уничтожения. Он состоит из двух разделов, в каждом из которых в той или иной степени отражены вопросы науки и образования в Азербайджанской Республике. Общее количество статей – 1827.
Несмотря на то что данный перечень предназначен для использования любыми организациями, в нем достаточно подробно раскрыты виды документов, образующихся в организациях, осуществляющих научную или образовательную деятельность, присуждение ученых степеней и присвоение ученых званий.
Перечень документов Азербайджанской Республики поделен на две части. В первой части специально научно-образовательным вопросам посвящены подразделы 6.2. «Обучение и повышение квалификации», 6.3 «Вопросы аттестации» и 6.5 «Присвоение научных званий и ученых степеней». Раздел 8 посвящен научно-информационной деятельности. Подраздел 9.2 включает документы, относящиеся к сфере научно-технических связей с зарубежными странами.
Вторая часть Перечня документов Азербайджанской Республики в целом посвящена документам, образующимся в результате научно-технической и производственной деятельности. Среди разделов данной части отдельно можно выделить раздел 1 «Научно-исследовательские и опытно-конструкторские работы, испытания опытных образцов продукции» и раздел 2 «Изобретательство, рационализация и патентная работа».
Организации, на которые распространяется перечень, как и в Республике Беларусь, разделены на организации, являющиеся источниками формирования национального архивного фонда, и организации, таковыми не являющиеся.
Таким образом, даже при отсутствии специального ведомственного перечня документов, документы, образующиеся в процессе деятельности научных и образовательных организаций, получили отображение в общем перечне.
В Республике Молдова приказом Государственной архивной службы Республики Молдова от 27 июля 2016 года № 57 утвержден Перечень типовых документов и сроков их хранения для органов публичного управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Молдова (далее – Перечень документов Республики Молдова)[4]. В пункте 1.3 общих положений Перечня документов Республики Молдова отмечено, что документы, отражающие специфические функции организаций (присущие определенной ведомственной системе), предусматриваются в соответствующих ведомственных перечнях, но при этом для облегчения работы по отбору документов в Перечень документов Республики Молдова включены некоторые виды документов специфического характера (пункт 1.4).
Так же как и Перечень документов Азербайджанской Республики, Перечень документов Республики Молдова поделен на две части.
В первой части перечень содержит виды документов только по общераспространенным вопросам научно-технической сферы. Например, статья 483 касается всех документов, подлежащих включению в аттестационные дела в рамках присуждения ученых степеней, присвоения ученых званий. Раздел 8 полностью посвящен научно-информационной деятельности (статьи 654–678), раздел 9 – частично международному научному сотрудничеству.
Вопросам образования в первой части Перечня документов Республики Молдова посвящен подраздел 6.1 «Образование, воспитание, обучение и повышение квалификации» (статьи 338–442).
Вторая часть Перечня документов Республики Молдова посвящена, так же как и в Азербайджанской Республике, вопросам научно-исследовательской и производственной деятельности. При этом документы, образующиеся в процессе научно-исследовательской деятельности, изобретений и патентной работы, содержатся в разделах 1 и 2 данной части (статьи 926–1028). Всего в перечне 1454 статьи.
Организации, на которые распространяется Перечень документов Республики Молдова, поделены на являющиеся источниками комплектования национального архивного фонда, и не являющиеся такими источниками.
В Республике Армения постановлением Правительства Республики Армения от 4 апреля 2019 года № 397-N утвержден Типовой перечень архивных документов с указанием сроков их хранения[5]. Данный перечень содержит 704 статьи и 16 разделов, в том числе раздел 11 «Образование. Наука. Культура», в котором содержатся документы, образующиеся в процессе осуществления образования (статьи 411–457); научной и научно-технической деятельности (статьи 458–478); присвоения ученых степеней и званий (статьи 479–499). Организации в перечне никак не разделены по категориям.
В Республике Казахстан с 2014 года Министерство культуры и спорта Республики Казахстан наделено функциями в области архивного дела и документации, перешедшими ему от Агентства Республики Казахстан по связи и информации. Приказом исполняющего обязанности министра культуры и спорта Республики Казахстан от 29 сентября 2017 года № 263В был утвержден Перечень типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием срока хранения (далее – Перечень документов Республики Казахстан)[6], в состав которого преимущественно включены документы общего характера – специфика образовательной и/или научной деятельности прослеживается лишь в отдельных статьях перечня. Отдельных разделов, посвященных вопросам научно-исследовательской или научно-технической деятельности, вопросам образования, в Перечне документов Республики Казахстан нет. Также обращаем внимание, что все представленные в Перечне документов Республики Казахстан статьи предлагается оформлять в бумажном и/или идентичном ему электронном виде. Организации в Перечне документов Республики Казахстан также, как и в Республике Армения, не разделены на категории.
В Кыргызской Республике работа с ведомственными документами и установление сроков их хранения согласуется с Законом Кыргызской Республики от 22 ноября 1999 года № 125 «О Национальном архивном фонде Кыргызской Республики»[7], в котором прописаны сроки хранения документов с учетом сферы деятельности, а также установлены предельные сроки хранения документов в ведомственных архивах. Так, документы высших государственных органов, предприятий, учреждений и организаций республиканского значения, находящиеся в собственности государства, хранятся 15 лет, научно-техническая документация – не более 25 лет.
В сфере образования до 2009 года действовал Перечень документов высших учебных заведений Кыргызской Республики с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Министерства образования и культуры Кыргызской Республики от 9 декабря 2003 года № 1049/1[8].
Новый перечень для высших учебных заведений принят не был, и применяется общий Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, утвержденный постановлением Правительства Кыргызской Республики от 31 декабря 2010 года № 346 (далее – Перечень документов Кыргызской Республики)[9].
Вопросам образования посвящен только раздел 8.3 «Профессиональная подготовка и повышение квалификации работников» (статьи 480–494). Для сравнения с перечнями рассмотренных стран документы, образующиеся при присуждении ученых степеней, в Перечне документов Кыргызской Республики отсутствуют, как и отсутствуют другие документы, образующиеся в процессе научно-исследовательской или научно-технической деятельности. В отдельных статьях упомянуты документы, образующиеся при международном научно-техническом сотрудничестве. Всего в перечне 676 статей. Деление организаций такое же, как в перечнях Республики Молдова и Азербайджанской Республики.
В Республике Узбекистан постановлением Кабинета Министров Республики Узбекистан от 5 апреля 2012 года № 101 «О совершенствовании архивного дела в Республике Узбекистан» (с изменениями и дополнениями по состоянию на 6 сентября 2022 года) указана необходимость «органам государственного и хозяйственного управления, органам государственной власти на местах и другим организациям в месячный срок привести свои ведомственные нормативно-правовые акты в соответствие с настоящим постановлением»[10].
Приказом Агентства «Узархив» от 21 февраля 2020 года № 40 утвержден Примерный перечень управленческих документов, образующихся в деятельности организаций Республики Узбекистан (далее – Перечень документов Республики Узбекистан)[11].
Вопросам образования и науки посвящены подразделы 2 «Определение и повышение квалификации сотрудников» (статьи 617–640), 3 «Подготовка кадров в образовательных учреждениях» (статьи 641–735), 5 «Присвоение ученых званий и ученых степеней» (статьи 742–752) раздела VIII Перечня документов Республики Узбекистан. Всего – 1090 статей.
Таким образом документы, образующиеся в научно-исследовательской деятельности, в Перечне документов Республики Узбекистан практически не содержатся, но при этом значительная часть (110 – более 10% статей) посвящена документам, образующимся в процессе образования. Организации в перечне не поделены на являющиеся источниками формирования государственного архива и не являющиеся таковыми.
В отношении оставшихся стран СНГ какие-либо перечни документов, образующихся в сфере образования и науки с указанием сроков их хранения, в открытых источниках найти не удалось. Остановимся на применимых положениях законодательства данных стран.
Так, в статье 12 Закона Республики Таджикистан от 13 ноября 1998 года № 704 «О национальном архивном фонде и архивных учреждениях»[12] говорится, что сроки хранения документов в органах власти и организациях устанавливаются в соответствии с порядком, утвержденным уполномоченным органом по вопросам архивов, с учетом особенностей деятельности данного органа или организации.
В соответствии с пунктом 5 статьи 5 Закона Туркменистана от 4 мая 2013 года № 392-IV «Об архивах и архивном деле Туркменистана»[13] полномочием по утверждению типового перечня документов со сроками хранения наделено Главное архивное управление при Кабинете Министров Туркменистана, а другие органы государственной власти должны на основе данного перечня разработать ведомственные перечни, подлежащие согласованию с Главным архивным управлением при Кабинете Министров Туркменистана.
В заключении следует отметить следующие аспекты:
1) Детальные ведомственные (отраслевые) перечни, касающиеся сферы науки и образования и утвержденные уполномоченным в данной сфере органом исполнительной власти, есть только в Российской Федерации и Республике Беларусь. В Республике Туркменистан также законодательно предусмотрены полномочия такого органа по принятию перечня, но сведений о принятии подобного перечня нет. Использование двухуровневой системы перечней (на первом уровне– типовой перечень, на втором – разработанные на его основе ведомственные перечни) имеет преимущество в сохранении целостности такой системы, обеспечивая унифицированные сроки хранения документов одного вида, но образующихся в различных органах государственной власти и подведомственных их организациях [5, c. 6].
2) Типовые перечни, которые могут применятся по широкому кругу вопросов любыми органами государственной власти и подведомственными организациями, иными организациями, и в которых содержится значительное количество статей, посвященных документам, возникающим в процессе делопроизводства, есть в Республике Молдова, Азербайджанской Республике, Республике Узбекистан. Перечни в данных странах утверждены уполномоченным в сфере архивного дела органом исполнительной власти. В силу своей детальности по части видов документов, образующихся в рамках научной и образовательной деятельности, такой перечень эффективно выполняет функции ведомственного (отраслевого) перечня в сфере науки и высшего образования;
3) В Республике Казахстан, Республике Армения и Кыргызской Республике ведомственные перечни не приняты, уполномоченными органами (Армения и Кыргызстан – постановлением Правительства; в Казахстане – приказом Министерства культуры и спорта) приняты типовые перечни, в которых виды документов, образующихся в процессе научной и образовательной деятельности, практически не содержатся;
4) Следует выделить особый подход по вопросу деления подведомственных организаций в Перечне Минобрнауки России, на которые данный перечень должен распространяться. В Перечне Минобрнауки России подведомственные организации поделены по виду основной деятельности, в то время как в перечнях других стран они поделены на организации, являющиеся источником формирования национального архивного фонда, и не являющиеся им, либо деления нет вовсе.
В соответствии с вышеизложенным Перечень Минобрнауки России следует признать актуальным и детально проработанным, отображающим современное состояние делопроизводства в сфере науки и высшего образования, и его целесообразно использовать в качестве примера в других государствах – участниках СНГ.
[1] URL: https://minobrnauki.gov.ru/documents/?ELEMENT_ID=76485 (дата обращения: 15.03.2024).
[2] URL: https://adu.by/images/2023/07/post-MO-RB-450-2022.pdf (дата обращения: 15.03.2024).
[3] URL: https://e-qanun.az/framework/32619 (дата обращения: 11.02.2024).
[4] URL: https://www.legis.md/cautare/getResults?doc_id=125078&lang=ru (дата обращения: 15.03.2024).
[5] URL: https://www.translation-centre.am/pdf/Translat/HH_Kar_Var/2019/HHKV_397-N_04042019_ru.pdf (дата обращения: 15.03.2024).
[6] Приказом № 157 Министра культуры и спорта Республики Казахстан последние изменения в документ внесены 29 июня 2023 года. URL: https://adilet.zan.kz/rus/docs/V1700015997 (дата обращения: 15.03.2024).
[7] URL: http://cbd.minjust.gov.kg/act/view/ru-ru/288?cl=ru-ru (дата обращения: 15.03.2024).
[8] URL: https://continent-online.com/Document/?doc_id=30291873 (дата обращения: 15.03.2024).
[9] URL: https://cbd.minjust.gov.kg/92376/edition/933216/ru (дата обращения: 15.03.2024).
[10] URL: https://base.spinform.ru/show_doc.fwx?rgn=51940 (дата обращения: 15.03.2024).
[11] URL: https://archive.uz/source/file/40_son_bujru%D2%9B_ilova_tipovoj_perechen__uzbekskij_tavsiya.pdf (дата обращения: 15.03.2024).
[12] URL: https://ncz.tj/ (дата обращения: 15.03.2024).
[13] URL: https://archive.gov.tm/ru/docs (дата обращения: 15.03.2024).
About the authors
E. A. Plekhanova
Russian Research Institute of Economics, Politics and Law in Science and Technology (RIEPL)
Author for correspondence.
Email: e.plehanova@riep.ru
PhD (in economics), associate professor, head of the Center for Intellectual Capital Development Moscow, Russian Federation
K. V. Korepanov
Russian Research Institute of Economics, Politics and Law in Science and Technology (RIEPL)
Email: k.korepanov@riep.ru
Dr. (in jurisprudence), head of the Sector for Legal Issues of Science and Technology Policy Moscow, Russian Federation
E. A. Maksimova
Russian Research Institute of Economics, Politics and Law in Science and Technology (RIEPL)
Email: e.maksimova@riep.ru
PhD (in political science), researcher at the Center for Intellectual Capital Development Moscow, Russian Federation
References
- Kutkin A. V. E`volyuciya sistemy` perechnej dokumentov so srokami xraneniya v Rossii v 1830–2020-e gody`: vedomstvenny`e perechni [Retention schedule system evolution in Russia (1820–2020): corporate schedules]. Vestnik VNIIDAD=Herald of VNIIDAD. 2022;1:20–30. (In Russian).
- Afanasyeva L. P., Muravyova N. A., Savostina E. A. Osobennosti sozdaniya i primeneniya vedomstvenny`x perechnej dokumentov so srokami xraneniya na sovremennom e`tape [Features of creation and use of departmental lists with retention periods at the present stage]. Vestnik VNIIDAD=Herald of VNIIDAD. 2019;5:13–21. (In Russian).
- Krivoruchenko S. E. Problemy` povtoryaemosti informacii pri provedenii e`kspertizy` cennosti dokumentov sfery` obrazovaniya [Problems of information repetition during the appraisal of documents in the education domain]. Vestnik VNIIDAD = Herald of VNIIDAD. 2023;3:18–27. (In Russian).
- Afanasyeva L. P. Obnovlenie sovremennoj normativnoj bazy` e`kspertizy` cennosti: nekotory`e aspekty` pererabotki perechnej dokumentov, obrazuyushhixsya v deyatel`nosti federal`ny`x organov ispolnitel`noj vlasti i podvedomstvenny`x organizacij [Renovation of records appraisal’s contemporary regulation: revisioning the list of documents created in federal executive bodies and subordinate organizations activities]. Vestnik VNIIDAD=Herald of VNIIDAD. 2022;2:33–45. (In Russian).
- Nazarov A. N. Analiz primeneniya perechnya tipovy`x upravlencheskix dokumentov pri opredelenii srokov ix xraneniya [Analysis of the typical managerial documents list implementation in determining their retention periods]. Vestnik VNIIDAD=Herald of VNIIDAD. 2023;1:4–19. (In Russian).
Supplementary files
