Перечень документов как основа организации архивного хранения документов в сфере науки и высшего образования в России и других странах СНГ

Полный текст

Выделяются три этапа развития перечней документов с указанием сроков хранения, включающих в себя виды документов, образующихся в деятельности органов государственной власти и подведомственных им организаций (ведомственные перечни) в СССР:

1) 1920-е – первая половина 1930-х годов – начало работы по формированию единой системы ведомственных перечней в СССР;

2) вторая половина 1930-х – 1950-е годы – создание ведомственных перечней органами государственной власти и подведомственными организациями;

3) 1960–1980-е годы – окончательное формирование целостной системы ведомственных перечней [1, с. 21].

С прекращением существования СССР 8 декабря 1991 года появилось Содружество Независимых Государств (СНГ), и в становлении ведомственных перечней наступил кризис из-за развития новых отраслей и сфер деятельности, не отображенных в уже существующих перечнях.

Между государствами – участниками СНГ существуют подписанные соглашения по вопросам архивов. Например, Соглашение о правопреемстве в отношении государственных архивов бывшего СССР от 6 июля 1992 года (Москва), Соглашение о принципах и формах взаимодействия государств – участников СНГ в области использования архивной информации от 4 июня 1999 года (Минск).

В связи с этим интерес представляет развитие ведомственных перечней в государствах – участниках СНГ: Азербайджанской Республике, Республике Армения, Республике Беларусь, Республике Казахстан, Кыргызской Республике, Республике Молдова, Российской Федерации, Республике Таджикистан, Республике Узбекистан, а также на правах ассоциированного члена – в Туркменистане.

Становление и развитие ведомственных перечней в странах СНГ будет рассмотрено на примере документов, образующихся в научно-технической деятельности и сфере высшего образования, поскольку одним из последних ведомственных перечней в Российской Федерации является Перечень документов, образующихся в процессе деятельности Министерства науки и высшего образования Российской Федерации и подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Министерства науки и высшего образования Российской Федерации от 29 ноября 2023 года № 1111 (далее – Перечень Минобрнауки России)^[1]. До принятия этого перечня отмечалось, что документообразование в сфере образования слабо обеспечено нормативной базой по установлению сроков хранения документов, в результате чего в ведомствах имелся большой массив документов, сроки хранения которых отсутствовали в действовавших перечнях [2, c. 15].

Необходимость разработки новых ведомственных перечней, в частности, обусловлена тем, что практика введения федеральными законами и нормативными актами федеральных органов исполнительной власти новых видов документов и самостоятельного установления сроков хранения документов без согласования с Центральной экспертно-проверочной комиссией при Федеральном архивном агентстве (ЦЭПК при Росархиве) (например, в рамках нового перечня документов) является неправомерной [3, с. 26].

Как отмечает Л.П. Афанасьева, более половины статей ведомственных перечней составляет типовая управленческая документация, поэтому ведомственные перечни актуализировались или разрабатывались после утверждения приказом Росархива от 20 декабря 2019 года № 236 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения [4, с. 34].

В рамках выполнения Поручения Правительства Российской Федерации от 26 марта 2020 года № ДЧ-П-44-2409 о разработке (переработке) перечней документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов исполнительной власти, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, был утвержден Перечень Минобрнауки России.

Особенностью указанного перечня документов является отображение проведенных изменений структуры подведомственных организаций Министерства науки и высшего образования Российской Федерации. Так, в структуру подведомственных организаций были включены институты и иные организации, входившие в системы Российской академии наук, Российской академии сельскохозяйственных наук и Российской академии медицинских наук. Также необходимо учитывать разделение Министерства образования и науки Российской Федерации в 2018 году на два: Министерство науки и высшего образования Российской Федерации и Министерство просвещения Российской Федерации.

Таким образом, в систему подведомственных организаций попали как исключительно научные организации и образовательные организации высшего образования, так и организации, осуществляющие научную или образовательную деятельность в качестве дополнительной либо не осуществляющие такую деятельность вообще (например, организации ЖКХ, материального обеспечения, детские сады).

Следовательно, структура подведомственных организаций и структура функций, осуществляемых такими организациями, повлияла на структуру Перечня Минобрнауки России, в котором, помимо разделов, которые могут применяться для любых организаций, предусмотрены разделы, применимые только для научных организаций и образовательных организаций высшего образования. Например: раздел 7 «Государственная научно-техническая политика»; раздел 8 «Научная, научно-техническая деятельность и ее сопровождение»; раздел 9 «Разработка и производство экспериментальных, опытных образцов и новых технологий»; раздел 10 «Осуществление образовательной деятельности»; раздел 11 «Социальная поддержка и социальная защита обучающихся»; раздел 12 «Молодежная политика и воспитательная деятельность».

Сами организации, в которых Перечень Минобрнауки России подлежит применению, поделены по принципу осуществления определенной деятельности и их общего количества в системе подведомственных организаций. Организации с разными видами деятельности, например, пансионаты и детские сады, объединены в единое звено из-за их малого количества среди подведомственных организаций. В итоге организации в перечне разделены на центральный аппарат Министерства науки и высшего образования Российской Федерации; научные организации; образовательные организации высшего образования; организации, осуществляющие научно-техническую деятельность (в том числе медицинский колледж, опытные и экспериментальные заводы, племенной завод, больницы, конструкторские бюро, опытные станции, учреждения дополнительного профессионального образования), и организации, не осуществляющие научно-техническую деятельность (например, детские сады, дома-пансионаты, дома ученых, издательства, пансионаты, поликлиники, санатории, аптеки, учреждения ЖКХ). Перечень Минобрнауки России имеет 19 разделов и 2009 статей.

В Республике Беларусь также был детально переработан перечень документов, образующихся в сфере образования и науки. Постановлением Министерства образования Республики Беларусь от 28 ноября 2022 года № 450 утвержден Перечень документов, образующихся в процессе деятельности Министерства образования, структурных подразделений областных и Минского городского исполнительных комитетов, осуществляющих государственно-властные полномочия в сфере образования и государственной молодежной политики, государственных организаций, подчиненных Министерству образования, с указанием сроков хранения^[2] (далее – Перечень Республики Беларусь).

В Перечне Республики Беларусь указаны виды и названия документов со сроками их хранения. Документы определяют работу образовательных учреждений различных ступеней: дошкольных, средних, профессионально-технических, средних специальных, высших, специальных и научно-ориентированных. Общее количество статей – 1615.

Содержание Перечня Республики Беларусь отображает функции Министерства образования Республики Беларусь, в сферу полномочий которого входит дошкольное и общее образование, высшее образование, некоторые вопросы присуждения ученых степеней и званий, вопросы усыновления.

В связи в этим в Перечне Республики Беларусь, помимо общих разделов по управлению, кадровым вопросам, строительству и т.п., есть специальные разделы, такие как научно-информационное обеспечение деятельности; научно-техническое обеспечение деятельности; социальная защита детей, социальная и воспитательная работа, дополнительное образование детей и молодежи, дополнительное образование одаренных детей и молодежи; национальная система образования (в рамки которой включены все ступени образования, организация работы с одаренной молодежью, присуждение ученых степеней и ученых званий).

Сами организации, на которые должен распространяться Перечень Республики Беларусь, поделены на Министерство образования Республики Беларусь; организации, являющиеся источниками комплектования государственных архивов; организации, не являющиеся источниками комплектования государственных архивов.

Далее рассмотрим страны, разработавшие типовые перечни документов, которыми могут руководствоваться организации в сфере науки и образования.

В Азербайджанской Республике в связи с преобразованием в 2002 году Главного архивного управления при Кабинете министров Азербайджанской Республики в Национальное архивное управление Азербайджанской Республики было отменено Положение о Главном архивном управлении при Кабинете министров Азербайджанской Республики. Также был отменен Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций с указанием сроков хранения (2004).

Решением Коллегии Национального архива Азербайджанской Республики от 12 апреля 2016 года № 3/1 утвержден Примерный перечень документов, возникающих в результате деятельности государственных органов, учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков их хранения^[3] (далее – Перечень документов Азербайджанской Республики). Перечень предназначен для общего пользования ведомствами в качестве основного нормативного документа для определения сроков хранения однотипных документов, их хранения и уничтожения. Он состоит из двух разделов, в каждом из которых в той или иной степени отражены вопросы науки и образования в Азербайджанской Республике. Общее количество статей – 1827.

Несмотря на то что данный перечень предназначен для использования любыми организациями, в нем достаточно подробно раскрыты виды документов, образующихся в организациях, осуществляющих научную или образовательную деятельность, присуждение ученых степеней и присвоение ученых званий.

Перечень документов Азербайджанской Республики поделен на две части. В первой части специально научно-образовательным вопросам посвящены подразделы 6.2. «Обучение и повышение квалификации», 6.3 «Вопросы аттестации» и 6.5 «Присвоение научных званий и ученых степеней». Раздел 8 посвящен научно-информационной деятельности. Подраздел 9.2 включает документы, относящиеся к сфере научно-технических связей с зарубежными странами.

Вторая часть Перечня документов Азербайджанской Республики в целом посвящена документам, образующимся в результате научно-технической и производственной деятельности. Среди разделов данной части отдельно можно выделить раздел 1 «Научно-исследовательские и опытно-конструкторские работы, испытания опытных образцов продукции» и раздел 2 «Изобретательство, рационализация и патентная работа».

Организации, на которые распространяется перечень, как и в Республике Беларусь, разделены на организации, являющиеся источниками формирования национального архивного фонда, и организации, таковыми не являющиеся.

Таким образом, даже при отсутствии специального ведомственного перечня документов, документы, образующиеся в процессе деятельности научных и образовательных организаций, получили отображение в общем перечне.

В Республике Молдова приказом Государственной архивной службы Республики Молдова от 27 июля 2016 года № 57 утвержден Перечень типовых документов и сроков их хранения для органов публичного управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Молдова (далее – Перечень документов Республики Молдова)^[4]. В пункте 1.3 общих положений Перечня документов Республики Молдова отмечено, что документы, отражающие специфические функции организаций (присущие определенной ведомственной системе), предусматриваются в соответствующих ведомственных перечнях, но при этом для облегчения работы по отбору документов в Перечень документов Республики Молдова включены некоторые виды документов специфического характера (пункт 1.4).

Так же как и Перечень документов Азербайджанской Республики, Перечень документов Республики Молдова поделен на две части.

В первой части перечень содержит виды документов только по общераспространенным вопросам научно-технической сферы. Например, статья 483 касается всех документов, подлежащих включению в аттестационные дела в рамках присуждения ученых степеней, присвоения ученых званий. Раздел 8 полностью посвящен научно-информационной деятельности (статьи 654–678), раздел 9 – частично международному научному сотрудничеству.

Вопросам образования в первой части Перечня документов Республики Молдова посвящен подраздел 6.1 «Образование, воспитание, обучение и повышение квалификации» (статьи 338–442).

Вторая часть Перечня документов Республики Молдова посвящена, так же как и в Азербайджанской Республике, вопросам научно-исследовательской и производственной деятельности. При этом документы, образующиеся в процессе научно-исследовательской деятельности, изобретений и патентной работы, содержатся в разделах 1 и 2 данной части (статьи 926–1028). Всего в перечне 1454 статьи.

Организации, на которые распространяется Перечень документов Республики Молдова, поделены на являющиеся источниками комплектования национального архивного фонда, и не являющиеся такими источниками.

В Республике Армения постановлением Правительства Республики Армения от 4 апреля 2019 года № 397-N утвержден Типовой перечень архивных документов с указанием сроков их хранения^[5]. Данный перечень содержит 704 статьи и 16 разделов, в том числе раздел 11 «Образование. Наука. Культура», в котором содержатся документы, образующиеся в процессе осуществления образования (статьи 411–457); научной и научно-технической деятельности (статьи 458–478); присвоения ученых степеней и званий (статьи 479–499). Организации в перечне никак не разделены по категориям.

В Республике Казахстан с 2014 года Министерство культуры и спорта Республики Казахстан наделено функциями в области архивного дела и документации, перешедшими ему от Агентства Республики Казахстан по связи и информации. Приказом исполняющего обязанности министра культуры и спорта Республики Казахстан от 29 сентября 2017 года № 263В был утвержден Перечень типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием срока хранения (далее – Перечень документов Республики Казахстан)^[6], в состав которого преимущественно включены документы общего характера – специфика образовательной и/или научной деятельности прослеживается лишь в отдельных статьях перечня. Отдельных разделов, посвященных вопросам научно-исследовательской или научно-технической деятельности, вопросам образования, в Перечне документов Республики Казахстан нет. Также обращаем внимание, что все представленные в Перечне документов Республики Казахстан статьи предлагается оформлять в бумажном и/или идентичном ему электронном виде. Организации в Перечне документов Республики Казахстан также, как и в Республике Армения, не разделены на категории.

В Кыргызской Республике работа с ведомственными документами и установление сроков их хранения согласуется с Законом Кыргызской Республики от 22 ноября 1999 года № 125 «О Национальном архивном фонде Кыргызской Республики»^[7], в котором прописаны сроки хранения документов с учетом сферы деятельности, а также установлены предельные сроки хранения документов в ведомственных архивах. Так, документы высших государственных органов, предприятий, учреждений и организаций республиканского значения, находящиеся в собственности государства, хранятся 15 лет, научно-техническая документация – не более 25 лет.

В сфере образования до 2009 года действовал Перечень документов высших учебных заведений Кыргызской Республики с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Министерства образования и культуры Кыргызской Республики  от 9 декабря 2003 года № 1049/1^[8].

Новый перечень для высших учебных заведений принят не был, и применяется общий Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, утвержденный постановлением Правительства Кыргызской Республики  от 31 декабря 2010 года № 346 (далее – Перечень документов Кыргызской Республики)^[9].

Вопросам образования посвящен только раздел 8.3 «Профессиональная подготовка и повышение квалификации работников» (статьи 480–494). Для сравнения с перечнями рассмотренных стран документы, образующиеся при присуждении ученых степеней, в Перечне документов Кыргызской Республики отсутствуют, как и отсутствуют другие документы, образующиеся в процессе научно-исследовательской или научно-технической деятельности. В отдельных статьях упомянуты документы, образующиеся при международном научно-техническом сотрудничестве. Всего в перечне 676 статей. Деление организаций такое же, как в перечнях Республики Молдова и Азербайджанской Республики.

В Республике Узбекистан постановлением Кабинета Министров Республики Узбекистан от 5 апреля 2012 года № 101 «О совершенствовании архивного дела в Республике Узбекистан» (с изменениями и дополнениями по состоянию на 6 сентября 2022 года) указана необходимость «органам государственного и хозяйственного управления, органам государственной власти на местах и другим организациям в месячный срок привести свои ведомственные нормативно-правовые акты в соответствие с настоящим постановлением»^[10].

Приказом Агентства «Узархив» от 21 февраля 2020 года № 40 утвержден Примерный перечень управленческих документов, образующихся в деятельности организаций Республики Узбекистан (далее – Перечень документов Республики Узбекистан)^[11].

Вопросам образования и науки посвящены подразделы 2 «Определение и повышение квалификации сотрудников» (статьи 617–640), 3 «Подготовка кадров в образовательных учреждениях» (статьи 641–735), 5 «Присвоение ученых званий и ученых степеней» (статьи 742–752) раздела VIII Перечня документов Республики Узбекистан. Всего – 1090 статей.

Таким образом документы, образующиеся в научно-исследовательской деятельности, в Перечне документов Республики Узбекистан практически не содержатся, но при этом значительная часть (110 – более 10% статей) посвящена документам, образующимся в процессе образования. Организации в перечне не поделены на являющиеся источниками формирования государственного архива и не являющиеся таковыми.

В отношении оставшихся стран СНГ какие-либо перечни документов, образующихся в сфере образования и науки с указанием сроков их хранения, в открытых источниках найти не удалось. Остановимся на применимых положениях законодательства данных стран.

Так, в статье 12 Закона Республики Таджикистан от 13 ноября 1998 года № 704 «О национальном архивном фонде и архивных учреждениях»^[12] говорится, что сроки хранения документов в органах власти и организациях устанавливаются в соответствии с порядком, утвержденным уполномоченным органом по вопросам архивов, с учетом особенностей деятельности данного органа или организации.

В соответствии с пунктом 5 статьи 5 Закона Туркменистана от 4 мая 2013 года № 392-IV «Об архивах и архивном деле Туркменистана»^[13] полномочием по утверждению типового перечня документов со сроками хранения наделено Главное архивное управление при Кабинете Министров Туркменистана, а другие органы государственной власти должны на основе данного перечня разработать ведомственные перечни, подлежащие согласованию с Главным архивным управлением при Кабинете Министров Туркменистана.

В заключении следует отметить следующие аспекты:

1) Детальные ведомственные (отраслевые) перечни, касающиеся сферы науки и образования и утвержденные уполномоченным в данной сфере органом исполнительной власти, есть только в Российской Федерации и Республике Беларусь. В Республике Туркменистан также законодательно предусмотрены полномочия такого органа по принятию перечня, но сведений о принятии подобного перечня нет. Использование двухуровневой системы перечней (на первом уровне– типовой перечень, на втором – разработанные на его основе ведомственные перечни) имеет преимущество в сохранении целостности такой системы, обеспечивая унифицированные сроки хранения документов одного вида, но образующихся в различных органах государственной власти и подведомственных их организациях [5, c. 6].

2) Типовые перечни, которые могут применятся по широкому кругу вопросов любыми органами государственной власти и подведомственными организациями, иными организациями, и в которых содержится значительное количество статей, посвященных документам, возникающим в процессе делопроизводства, есть в Республике Молдова, Азербайджанской Республике, Республике Узбекистан. Перечни в данных странах утверждены уполномоченным в сфере архивного дела органом исполнительной власти. В силу своей детальности по части видов документов, образующихся в рамках научной и образовательной деятельности, такой перечень эффективно выполняет функции ведомственного (отраслевого) перечня в сфере науки и высшего образования;

3) В Республике Казахстан, Республике Армения и Кыргызской Республике ведомственные перечни не приняты, уполномоченными органами (Армения и Кыргызстан – постановлением Правительства; в Казахстане – приказом Министерства культуры и спорта) приняты типовые перечни, в которых виды документов, образующихся в процессе научной и образовательной деятельности, практически не содержатся;

4) Следует выделить особый подход по вопросу деления подведомственных организаций в Перечне Минобрнауки России, на которые данный перечень должен распространяться. В Перечне Минобрнауки России подведомственные организации поделены по виду основной деятельности, в то время как в перечнях других стран они поделены на организации, являющиеся источником формирования национального архивного фонда, и не являющиеся им, либо деления нет вовсе.

В соответствии с вышеизложенным Перечень Минобрнауки России следует признать актуальным и детально проработанным, отображающим современное состояние делопроизводства в сфере науки и высшего образования, и его целесообразно использовать в качестве примера в других государствах – участниках СНГ.

 

^[1] URL: https://minobrnauki.gov.ru/documents/?ELEMENT_ID=76485 (дата обращения: 15.03.2024).

^[2] URL: https://adu.by/images/2023/07/post-MO-RB-450-2022.pdf (дата обращения: 15.03.2024).

^[3] URL: https://e-qanun.az/framework/32619 (дата обращения: 11.02.2024).

^[4] URL: https://www.legis.md/cautare/getResults?doc_id=125078&lang=ru (дата обращения: 15.03.2024).

^[5] URL: https://www.translation-centre.am/pdf/Translat/HH_Kar_Var/2019/HHKV_397-N_04042019_ru.pdf (дата обращения: 15.03.2024).

^[6] Приказом № 157 Министра культуры и спорта Республики Казахстан последние изменения в документ внесены 29 июня 2023 года. URL: https://adilet.zan.kz/rus/docs/V1700015997 (дата обращения: 15.03.2024).

^[7] URL: http://cbd.minjust.gov.kg/act/view/ru-ru/288?cl=ru-ru (дата обращения: 15.03.2024).

^[8] URL: https://continent-online.com/Document/?doc_id=30291873 (дата обращения: 15.03.2024).

^[9] URL: https://cbd.minjust.gov.kg/92376/edition/933216/ru (дата обращения: 15.03.2024).

^[10] URL: https://base.spinform.ru/show_doc.fwx?rgn=51940 (дата обращения: 15.03.2024).

^[11] URL: https://archive.uz/source/file/40_son_bujru%D2%9B_ilova_tipovoj_perechen__uzbekskij_tavsiya.pdf (дата обращения: 15.03.2024).

^[12] URL: https://ncz.tj/ (дата обращения: 15.03.2024).

^[13] URL: https://archive.gov.tm/ru/docs (дата обращения: 15.03.2024).

Об авторах

Е. А. Плеханова

Российский научно-исследовательский институт экономики, политики и права в научно-технической сфере (РИЭПП)

Автор, ответственный за переписку.
Email: e.plehanova@riep.ru
кандидат экономических наук, доцент, заведующий центром развития интеллектуального капитала г. Москва, Российская Федерация

К. В. Корепанов

Российский научно-исследовательский институт экономики, политики и права в научно-технической сфере (РИЭПП)

Email: k.korepanov@riep.ru
кандидат юридических наук, заведующий сектором правовых вопросов научно-технической политики г. Москва, Российская Федерация

Е. А. Максимова

Российский научно-исследовательский институт экономики, политики и права в научно-технической сфере (РИЭПП)

Email: e.maksimova@riep.ru
кандидат политических наук, научный сотрудник центра развития интеллектуального капитала г. Москва, Российская Федерация

Список литературы

Дополнительные файлы